Berufe im Sekretariat

Um einen Beruf im Sekretariat auszuüben, kannst du verschiedene Wege einschlagen. Eine Möglichkeit ist der Besuch von Kursen an privaten Schulen, die dir die Inhalte des Berufes vermitteln. Allerdings sind die Inhalte auf theoretischer Basis ausgelegt. Die beste Vorbereitung für einen Beruf im Sekretariat ist nach wie vor eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich. So gut wie jedes Unternehmen hat eine Sekretärin, die die Termine im Blick hat, die Organisation von Meetings übernimmt und letztendlich der Chefetage den Rücken freihält, indem sie nur die wichtigen Informationen weiterleitet.

Egal in welchem Bereich du tätig werden willst, ob nun im Handel, im Öffentlichen Dienst oder im Hotel, Sekretäre werden überall gesucht.

Empfang

Sobald ein Gast den Eingangsbereich eines Unternehmens oder eines Hotels betritt, wird er schon mit einem Lächeln von der Empfangsdame oder auch Sekretärin begrüßt. Sie nimmt die Daten des Gastes auf und hilft ihm bei den weiteren Schritten. Besonders in der Hotellerie übernimmt der Hotelkaufmann die Aufgabe, die Daten des Gastes in den Computer einzupflegen, ihm ein Zimmer zuzuordnen, den Zimmerschlüssel zu übergeben und ihn über die Essenszeiten zu informieren. Doch damit ist es noch nicht getan.
Bereits nach wenigen Sekunden erscheint eine Benachrichtigung über eine neue E-Mail auf dem Bildschirm. Ein internationales Unternehmen interessiert sich für ein Produkt und möchte weitere Informationen zu Stückzahlen, Preisen und Lieferbedingungen erhalten. Der Kaufmann für Büromanagement, Kaufmann im Einzelhandel, Kaufmann im Groß- und Außenhandel bearbeiten die Nachricht und suchen alle notwendigen Informationen zusammen. Eine Zusammenfassung aller Informationen wird übersichtlich und nach dem Corporate Design des Unternehmens erstellt. Der Beruf des Sekretärs erfordert immer mehr auch Fremdsprachenkenntnisse, die du natürlich während deiner Ausbildung weiter ausbauen kannst. Die weiteren eingegangenen E-Mails werden von dir nach ihrer Priorität sortiert und an die Mitarbeiter weitergeleitet. Zudem gehört es auch zu deinen Aufgaben, die eingehenden Anrufe entgegenzunehmen und dir alle wichtigen Informationen wie den Namen, die Telefonnummer und den Grund des Anrufs zu notieren. Du bist der Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen.

Organisation

Eine gute Vorbereitung ist das A und O! Und in diesem Punkt kann dir auch keiner so schnell etwas vormachen. Neben dem alltäglichen Arbeitsstress behältst du einen kühlen Kopf und hast die bevorstehenden Meetings, Geschäftsreisen und Außentermine im Blick. Die Dokumente müssen ausgedruckt, Getränke auf dem Tisch verteilt und die Präsentation geöffnet werden.
Als Personaldienstleistungskaufmann zum Beispiel suchst du nach neuen Mitarbeitern für Unternehmen und koordinierst die Vorstellungsgespräche mit den Bewerbern. Zeit ist ein wichtiger Faktor in unserer heutigen Gesellschaft. Alle Termine müssen aufeinander abgestimmt werden und die teilnehmenden Mitarbeiter informiert werden. Als Veranstaltungskaufmann ist es deine Aufgabe, die Dienstleistungen von den Anbietern zu koordinieren und für eine reibungslose Veranstaltung zu sorgen. Auch in Kanzleien und in der Verwaltung fällt die Überwachung und Einhaltung von wichtigen Terminen sowie Fristen in deinen Aufgabenbereich.

Verwaltung und Archivierung

Wenn du dich für einen Beruf im Sekretariat entscheidest, kommst du um den Papierkram nicht herum. Briefe, Rechnungen und Protokolle müssen nach der DIN Norm erstellt und versandfertig für die Post gemacht werden. Trotz der Digitalisierung müssen immer noch wichtige Informationen schriftlich festgehalten werden. Besonders im Öffentlichen Dienst und in der Verwaltung als Verwaltungsfachangestellter bist du für jegliche An- und Abmeldungen, Verlängerungen sowie Beantragungen von Hilfeleistungen oder Dokumenten verantwortlich. Auch als Patentanwalts- und Notarfachangestellter kümmerst du dich um die Vorarbeit, indem du wichtige Informationen notierst und diese im Nachgang an deinen Vorgesetzten übersichtlich weiterleitest.

Das hört sich für dich spannend an und du willst eine Ausbildung im Sekretariat beginnen? Dann schau dir unsere Ausbildungsberufe an und bewirb dich noch heute!