AusbildungVerwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte

Im Kulturamt

… einer der möglichen Einsatzorte der Verwaltungsfachangestellten – geht es hoch her! Das Jubiläum der Städtepartnerschaft mit der englischen Partnerstadt steht vor der Tür. Zu diesem Zweck kommen nicht nur interessierte Bürgerinnen und Bürger aus England, um die deutsche Partnerstadt zu besichtigen, sondern auch eine Delegation des britischen Konsulats und des Stadtrats. Als Verwaltungsfachangestellte ist es mitunter deine Aufgabe, den Aufenthalt zu organisieren und ein Programm auf die Beine zu stellen. Das bedeutet Anträge stellen, Anträge genehmigen, Telefonate führen, Anfragen entgegennehmen, Kosten errechnen, Rücksprachen halten und und und.

Bürgernähe

Natürlich steht insbesondere in der Kommunalverwaltung der Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern im Vordergrund deiner Arbeit. Im Rathaus bist du beispielsweise im Einwohnermeldeamt tätig und führst An- und Ummeldungen des Wohnortes durch. Du informierst Bürger zu den Bereichen Wohnungswesen, Straßenverkehrswesen, Sozialhilfewesen etc. Dabei fungierst du als Vermittler zwischen den politischen Beschlüssen und Gesetzen und dem Bürger, der eine Frage oder ein Anliegen hat.

Der Bundesrechnungshof – ein möglicher Einsatzort für Verwaltungsfachangestellte

Was ist und macht eigentlich der Bundesrechnungshof? Kurz gesagt prüft er die Haushaltsführung des Bundes, also dessen jährliche Einnahmen und Ausgaben. Außerdem prüft er die Sozialversicherungsträger wie gesetzliche Rentenversicherungen, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften. Was heißt das nun genau? Verwaltungsfachangestellte, die beim Bundesrechnungshof angestellt sind, arbeiten zu unterschiedlichen Themen in verschiedenen Abteilungen. Je nach Prüfungsfeld – also je nachdem welche Institution du genauer unter die Lupe nimmst – prüfst du die verschiedenen Handlungsfelder auf Wirtschaftlichkeit und Ordnungsmäßigkeit. Dazu musst du dich nicht nur gut mit dem geltenden Gesetz auskennen, sondern auch sehr sorgfältig und konzentriert arbeiten, um keine Fehler zu machen. Schließlich geht es hier um wichtige Informationen. Der Bundesrechnungshof berät auf Grundlage deiner Berechnungen und Statistiken den Bundestag, Bundesrat und die Bundesregierung zu Qualitätsverbesserungen, Einsparungen und Mehreinnahmen. Die Prüfungen werden außerdem zu Prüfungsmitteilungen zusammengefasst und auf der Bundespressekonferenz der Öffentlichkeit vorgestellt.

Nicht nur Zahlen, Daten, Fakten

Am liebsten hast du es mit knallharten Fakten zu tun – sowohl in Form von verklausulierten Gesetzestexten als auch in Form von Tabellen und Diagrammen. Aber das bedeutet natürlich nicht, dass du lediglich am Computer sitzt und mit keiner Menschenseele etwas zu tun hast. Einmal sind da natürlich deine Kollegen, mit denen du Hand in Hand arbeitest und dich mit ihnen austauschst. Aber dann sind da natürlich auch Organisationen, Institutionen und Privatleute, die auf deine kompetente Beratung angewiesen sind. Zum Beispiel informierst du Autofahrer über erfasste Verkehrsvergehen, du unterstützt Bürger bei der Beantragung eines Visums oder assistierst bei der Beantragung von Arbeitslosengeld.  

Berufsbildung – dein Steckenpferd

In deinem Büro gehen alle Ausbildungsverträge der Bereiche Handwerk und Industrie- und Handel ein. Du bist damit Experte des Berufsausbildungsgesetzes, kennst dich mit den Rechten und Pflichten der Azubis und der Ausbildungsbetriebe aus. Als Verwaltungsfachangestellte im Bereich Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammer berätst Betriebe, die gerne ausbilden möchten und assistierst bei entsprechenden Antragstellungen.

Hüter des Gesetzes

Wenn ein angehender Dachdeckermeister dein Büro betritt, ahnst du schon, was nun kommt: Er möchte sich in die Handwerksrolle eintragen lassen, um einen eigenen Betrieb zu gründen. Du kennst die HwO – die Handwerksordnung – und weißt, was nun zu tun ist. Nachdem du den Dachdecker über die Formalitäten und Voraussetzungen informiert hast, er den ausgefüllten Eintragungsantrag und den Qualifikationsnachweis erbracht hat, steht der Eintragung nichts mehr im Wege. Solche oder ähnliche Prozesse gehören zu deinem Berufsalltag. An anderen Tagen hast du weniger mit Privatleuten zu tun, dafür mit Unternehmen oder aber auch nur mit Zahlen, Grafiken und Diagrammen, zum Beispiel, wenn du Statistiken über die von der Industrie- und Handelskammer erhobenen Daten erstellst.

Verwaltung und Kirche – wie hängt das zusammen?

Hättest du gedacht, dass so ein großer Verwaltungsapparat hinter dem steckt, was du am Sonntag um 9.45 Uhr in der Kirche erlebst? Kirche ist natürlich nicht nur Gottesdienst. Kirche umfasst ein großes System an kirchlichen Einrichtungen wie Kindergärten, Pflegeheimen und Krankenhäusern, kirchliche Gremien vom Kirchenvorstand bis zur Landessynode, das Friedhofswesen und eine ganze Reihe von Berufen, die mit Kirche zusammenhängen. Schon leuchtet ein, warum auch Kirche eine gut funktionierende Verwaltung braucht.

Langweilige Kirche? Fehlanzeige!

Als Verwaltungsfachangestellte in einem Kirchenkreis, einer Kirchengemeinde oder bei einer evangelischen Landeskirche stehen dir viele unterschiedliche Aufgabenbereiche offen: Du könntest zum Beispiel in der Dokumentation kirchlicher Amtshandlungen, also Taufen, Konfirmationen, Trauungen und Bestattungen eingesetzt werden. Du könntest auch in der Pfarr-Registratur arbeiten, wo du das Schriftgut des Pfarramts, also Amtsbücher, Kirchenrechnungen und Korrespondenzbelege sozusagen als Bibliothekar verwaltest. Ein anderer Bereich wäre die Personalabteilung. Dort erstellst du Stellenausschreibungen und Arbeitsverträge für kirchliches Personal, also Pfarrer, aber auch Pflegepersonal, Erzieher und so weiter.

Gesetze, Verordnungen, Vorschriften

Natürlich kannst du deine Arbeit nicht einfach nach Gutdünken verrichten, sondern musst dich als Verwaltungsfachangestellte an die unterschiedlichen Vorgaben halten. Wenn du beispielsweise Anträge auf Kircheneintritt oder -austritt bearbeitest, musst du die jeweiligen Voraussetzungen kennen und prüfen. Du kennst dich ebenfalls mit Kirchensteuerrecht und Friedhofsrecht aus und weißt, was es mit dem kirchlichen Meldewesen auf sich hat. Wenn du Anmeldungen für Konfirmationen oder Taufen erhältst, leitest du die entsprechenden Maßnahmen ein, führst Absprachen mit dem zuständigen Pfarrer und verschickst Bescheide per Post oder Mail.

Im Dienste des Bundeslandes

Als Verwaltungsfachangestellte für Landesverwaltung bist du im öffentlichen Dienst desjenigen Bundeslandes angestellt, in dem du arbeitest. Die Landesverwaltung ist in drei Stufen gegliedert: Landesoberbehörden, zum Beispiel das Landesamt für Besoldung und Versorgung; Landesmittelbehörden, also die Bezirksregierungen und untere Landesbehörden, zum Beispiel Finanzämter und Schulämter.
In jeder dieser Behörden gibt es unterschiedliche Bereiche. Dazu zählen zum Beispiel der Bibliotheks- und Dokumentationsdienst, der Bereich Personalverwaltung, Finanzverwaltung oder Justizvollzugsdienst. Während deiner Ausbildung wirst du verschiedene Stationen durchlaufen und kannst bereits schauen, welcher Aufgabenbereich dir am besten gefällt. Nach der Ausbildung wirst du dann in einem der Bereiche eingesetzt und arbeitest dort in einem Team.

Sorgfalt und Ordnung

Diese Begriffe sollten bei dir keinen Angstzustand auslösen. Chaos war gestern – heute weht ein anderer Wind. Als Verwaltungsfachangestellter bist du maßgeblich an der Planung von Arbeitsprozessen der Behörde, an der Personalentwicklung und an Belangen des betrieblichen Rechnungswesens beteiligt.

Vielseitige Aufgaben

In deinem E-Mail-Postfach ist ganz schön was los. Die Kollegin aus der Personalabteilung gibt dir die neuen Mitarbeiterdaten durch, die du für die Haushaltsplanung der nächsten Monate benötigst. Es soll zudem eine weitere Stelle ausgeschrieben werden. Du kümmerst dich um die Stellenausschreibung und recherchierst dazu verschiedene Dienstleistungsportale und vergleichst deren Angebote.
Das Telefon klingelt. Eine angehende Referendarin möchte sich erkundigen, in welche Entgeltgruppe sie für das Lehramt ihrer Wahl eingestuft wird.
Auf deinem Schreibtisch liegen außerdem die Anträge und Daten, die du zur Bearbeitung eines Genehmigungsverfahrens benötigst. Du merkst schon – langweilig wird es nie!