Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte Ausbildung & Beruf
Bildungsweg:
Duale Ausbildung
Schulabschluss:
Realschulabschluss / Mittlere Reife
Ausbildungsdauer:
3 Jahre
Deine Stärken
- Mit Zahlen und Grafiken arbeiten
- Mündlich und schriftlich kommunizieren
- Gewissenhaft und präzise arbeiten
Ausbildungs- und Einstiegsgehalt
| 1. Jahr 1.050 € | |
|---|---|
| 2. Jahr 1.100 € | |
| 3. Jahr 1.150 € | |
| Einstieg 2.880 € |
Infos zum Beruf
Was macht eine Verwaltungsfachangestellte?
Als Verwaltungsfachangestellte sorgst du dafür, dass in Ämtern und Behörden alles rundläuft. Du bearbeitest Anträge, stellst wichtige Dokumente wie Pässe oder Urkunden aus und berätst Bürger zu ihren Anliegen. Außerdem organisierst du Termine, verwaltest Akten und stellst sicher, dass Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Dabei hast du viel Kontakt mit Menschen und lernst ständig Neues.
Wenn du gerne organisierst, mit Zahlen und Gesetzen arbeitest und Menschen hilfst, ist diese Ausbildung genau das Richtige für dich!
Typische Aufgaben als Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte
Anträge bearbeiten:
Jeden Tag kommen Menschen mit verschiedenen Anliegen zu dir. Ein Bürger braucht zum Beispiel einen neuen Personalausweis. Du prüfst seine Unterlagen, erklärst ihm, wie lange die Bearbeitung dauert, und stellst sicher, dass alles reibungslos läuft.
Bürger beraten:
Oft wissen Menschen nicht genau, welche Formulare sie benötigen oder wie sie einen Antrag richtig ausfüllen. Eine Familie möchte beispielsweise Reisepässe beantragen, ist aber unsicher, welche Dokumente notwendig sind. Du hilfst ihnen dabei, alles korrekt auszufüllen, damit sie diese schnell bekommen.
Dokumente erstellen:
Ohne offizielle Urkunden und Bescheinigungen geht nichts. Wenn ein frisch verheiratetes Paar eine neue Geburtsurkunde mit geändertem Namen benötigt, überprüfst du alle Angaben und stellst das Dokument aus. So haben sie den wichtigen Nachweis für ihre Zukunft in der Hand.
Daten verwalten:
Damit die Verwaltung reibungslos funktioniert, müssen Adressen, Personalakten oder andere Informationen immer aktuell sein. Zieht ein Bürger in eine neue Stadt, meldet er sich bei dir um. Du gibst seine neue Adresse ins System ein, sodass er künftig Post von Behörden an die richtige Anschrift erhält.
Zahlungen veranlassen:
Städte und Gemeinden finanzieren viele Projekte, zum Beispiel den Bau eines neuen Spielplatzes. Wenn die Baufirma ihre Rechnung schickt, überprüfst du, ob die Arbeiten abgeschlossen wurden und die Summe stimmt. Erst dann wird die Zahlung freigegeben.
Hinweis: Deine Aufgaben hängen stark davon ab, in welcher Verwaltung du arbeitest und für welchen Schwerpunkt du dich in der Ausbildung entscheidest.
Wie sieht der Berufsalltag als Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte aus?
Dein Arbeitsalltag ist je nach Arbeitgeber ganz unterschiedlich. Wir haben dir hier einen bunten Mix zusammengestellt, damit du einen Einblick in mögliche Aufgaben bekommst:
8:00 Uhr: Du betrittst das Verwaltungsgebäude deiner Stadt. Nach einem kurzen "Guten Morgen!" an die Kolleginnen startest du deinen Rechner. Du schaust in den Kalender: Heute stehen Gespräche mit Bürgern, eine Rücksprache mit dem Bauamt und die Bearbeitung einiger Anträge an. Du checkst deine Mails, beantwortest ein paar einfache Rückfragen und sortierst die Aufgaben nach Priorität.
9:00 Uhr: Ein Vater kommt mit seiner Tochter ins Bürgerbüro – sie braucht einen neuen Kinderreisepass für den Urlaub. Du begrüßt beide freundlich, erklärst ruhig, was benötigt wird, und hilfst beim Ausfüllen des Formulars. Danach kommen zwei weitere Personen: eine möchte sich ummelden, ein anderer hat Fragen zur Hundesteuer. Du bleibst freundlich, hilfst Schritt für Schritt weiter und merkst: Deine Arbeit macht das Leben der Menschen ein Stück leichter.
11:00 Uhr: Zurück im Büro steht ein kurzes Team-Meeting an. Ihr besprecht, wie weit die Planungen für ein neues Bürgerportal sind. Danach rufst du beim Bauamt an, denn ein Bürger hat sich erkundigt, ob er auf seinem Grundstück eine Garage bauen darf. Du recherchierst, prüfst den Bebauungsplan und klärst die nächsten Schritte ab. Du merkst: Hier greifen viele Rädchen ineinander – und du bist mittendrin.
13:15 Uhr: Am Nachmittag arbeitest du an einem größeren Vorgang: Ein Verein hat Fördermittel beantragt. Du prüfst die Unterlagen sorgfältig, berechnest, ob der Antrag die Voraussetzungen erfüllt, und bereitest einen Vermerk für die nächste Entscheidungssitzung vor. Es geht um viel Geld – du musst genau, fair und nach den Regeln arbeiten. Dabei helfen dir dein Fachwissen und dein Gespür für Details.
15:00 Uhr: Du nimmst noch ein paar Anrufe entgegen, zum Beispiel von einer Frau, die wissen möchte, ob sie für ihr neues Gewerbe eine Anmeldung braucht. Du erklärst ihr freundlich die Abläufe und bietest an, ihr ein passendes Formular per E-Mail zu schicken. Danach beantwortest du Post und hilfst verschiedenen Menschen bei ihren Anliegen jeder Art.
16:30 Uhr: Du speicherst deine Arbeit, trägst dir eine Erinnerung für morgen ein und machst deinen Schreibtisch bereit für den nächsten Tag. Du verlässt das Rathaus mit dem Gefühl: Heute warst du wichtig für deine Stadt und für einzelne Menschen!
Wo arbeitet man als Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte?
Viele Verwaltungsfachangestellte sind im öffentlichen Dienst tätig. Du kannst aber auch bei privaten Unternehmen arbeiten. Hier sind einige deiner Möglichkeiten:
- Kommunale Verwaltungen: Die meisten Verwaltungsfachangestellten arbeiten in Rathäusern, Bürgerämtern oder Landratsämtern. Diese Ämter sind für die Verwaltung der Stadt oder des Landkreises zuständig und kümmern sich um alles, was das tägliche Leben der Bürger betrifft.
- Landesbehörden: Du kannst auch in einer Landesbehörde arbeiten, die für größere Aufgaben im Bundesland verantwortlich ist. Hier befasst du dich unter anderem mit Bildung, Finanzen oder Umwelt.
- Öffentliche Institutionen: Auch öffentliche Unternehmen wie Verkehrsbetriebe, Stadtwerke oder Kultureinrichtungen brauchen Verwaltungsfachangestellte, um den Betrieb zu sichern - von Finanzen bis Personal.
- Öffentliche Krankenhäuser und Gesundheitsbehörden: Im Bereich Gesundheit gibt es ebenfalls viele Möglichkeiten für dich. Krankenhäuser, Kliniken und Gesundheitsämter benötigen dich für Patientenmanagement, Abrechnungen mit Krankenkassen, Personalorganisation und vieles mehr.
Darüber hinaus sind unter anderem Umwelt- und Bauämter, Schulämter und Universitäten oder Gerichte und Justizbehörden möglich.
- Über 5 Millionen Menschen in Deutschland sind im öffentlichen Dienst tätig.
- Schon im alten Ägypten gab es Beamte, die Steuern erfassten, Bauprojekte verwalteten und Gesetze durchsetzten.
- Jährlich werden 6,3 Millionen Personalausweise ausgestellt.
Voraussetzungen
Welche Voraussetzungen sollte ich für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte erfüllen?
Für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte ist es wichtig, dass du dich mündlich sowie schriftlich klar ausdrücken kannst. Du hast schließlich oft Kontakt mit Bürgern und Kollegen, ob am Telefon, per E-Mail oder im persönlichen Gespräch. In deinem Alltag wirst du außerdem viel mit Daten, Tabellen und Statistiken arbeiten, weshalb du ein gutes Zahlenverständnis haben solltest. Da du mit Dokumenten und rechtlichen Vorgaben arbeitest, ist es außerdem entscheidend, dass du stets gewissenhaft und präzise vorgehst.
Wenn diese Eigenschaften auf dich zutreffen, bringst du die besten Voraussetzungen für diesen Beruf bereits vor der Ausbildung mit!
Stärken
Mit Zahlen und Grafiken arbeiten:
In der Verwaltung hast du oft mit Haushaltsplänen, Statistiken oder Gebührenberechnungen zu tun. Du musst Zahlen verstehen, richtig einordnen und sorgfältig prüfen, damit finanzielle Entscheidungen korrekt getroffen werden.
Mündlich und schriftlich kommunizieren:
Täglich hast du Kontakt mit Bürgern, Kollegen oder anderen Behörden. Dabei ist es unerlässlich, dass du Anfragen klar und verständlich beantwortest, Dokumente richtig formulierst und Sachverhalte in Besprechungen gut erklärst.
Gewissenhaft und präzise arbeiten:
In der Verwaltung arbeitest du mit wichtigen Dokumenten und rechtlichen Vorgaben, die keine Fehler enthalten dürfen. Ein kleiner Zahlendreher oder eine falsche Angabe kann große Folgen haben.
Welchen Schulabschluss brauche ich für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte?
Ein bestimmter Schulabschluss ist für die Verwaltungsfachangestellte-Ausbildung nicht vorgegeben. Mit einem guten Realschulabschluss oder dem (Fach-)Abitur hast du die besten Chancen. Noch wichtiger als dein Abschluss und deine Noten sind jedoch deine Motivation und deine Stärken!
Ablauf und Inhalte
Wie läuft die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten ab?
Die duale Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r dauert drei Jahre. Die ersten zwei Jahre werden alle Azubis gemeinsam unterrichtet. Danach erfolgt die Spezialisierung auf eine der folgenden Fachrichtungen:
- Bundesverwaltung
- Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern
- Kirchenverwaltung in den Gliedkirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland
- Kommunalverwaltung
- Landesverwaltung
In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres findet eine Zwischenprüfung (Abschlussprüfung Teil 1) statt. Diese wird in den Bereichen „Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe“, „Haushaltswesen und Beschaffung“ sowie „Wirtschafts- und Sozialkunde“ abgelegt.
Die Abschlussprüfung am Ende deiner Ausbildung bezieht sich auf folgende Themenfelder:
- Verwaltungsbetriebswirtschaft
- Personalwesen
- Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren
- Wirtschafts- und Sozialkunde
- Fallbezogene Rechtsanwendung (praktischer Teil)
Was lernt man in der Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten?
Betriebliche Ausbildungsinhalte
Allgemeines Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren:
In der Verwaltung gibt es klare Regeln und Abläufe, nach denen Anträge und Entscheidungen getroffen werden. Du lernst, wie man Gesetze anwendet und wie ein Verfahren abläuft, wenn zum Beispiel jemand eine Baugenehmigung braucht.
Betriebliche Organisation:
Damit eine Verwaltung funktioniert, muss alles gut organisiert sein. Du erfährst, wie Akten und Daten geordnet werden und wie Behörden zusammenarbeiten, damit alles reibungslos läuft.
Rechnungswesen:
Geld spielt in der Verwaltung eine große Rolle. Dir wird beigebracht, wie Budgets geplant, Rechnungen geprüft und Ausgaben überwacht werden.
Fallbezogene Rechtsanwendung:
Nicht jeder Fall ist gleich, deshalb musst du wissen, welches Gesetz wann gilt. Du lernst, rechtliche Vorgaben richtig anzuwenden und Entscheidungen auf Basis von Gesetzen zu treffen, etwa wenn jemand Sozialleistungen beantragt.
Kommunalrecht:
Jede Stadt und Gemeinde hat eigene Regeln. Du bekommst Einblick in das Recht der Kommunen, also welche Aufgaben eine Stadtverwaltung hat, wie ein Bürgermeister gewählt wird oder wer über die Finanzen der Stadt entscheidet.
Inhalte in der Berufsschule
Verwaltung in das staatliche Gesamtgefüge einordnen:
Die Verwaltung ist ein wichtiger Teil des Staates. Du erfährst, wie Gemeinden, Länder und der Bund zusammenarbeiten und wer für welche Aufgaben zuständig ist.
Rechtsgrundlagen zur Ermittlung von Einkommen im öffentlichen Dienst anwenden:
Auch Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst bekommen Gehalt. Dir wird vermittelt, wie sich das Einkommen berechnet, welche Zuschläge es gibt und welche Gesetze dabei gelten.
Verwaltungsleistungen wirtschaftlich erstellen und kundenorientiert anbieten:
Eine Stadt oder Behörde muss effizient arbeiten und gleichzeitig für die Bürger da sein. Du lernst, wie man Kosten spart, Abläufe verbessert und den Bürgern den besten Service bietet.
Verwaltungsverfahren bürgerfreundlich durchführen:
Bürger sollen schnell und einfach ihre Anliegen klären können. Du erfährst, wie man verständlich erklärt, höflich kommuniziert und Anträge ohne unnötige Verzögerungen bearbeitet.
Rechtseingriffe verwaltungsmäßig vorbereiten, durchführen und überprüfen:
Manchmal muss eine Behörde Maßnahmen durchsetzen, auch wenn es den Betroffenen nicht gefällt. Du lernst, welche Regeln für Bußgelder, Kontrollen oder Genehmigungen gelten und wie man dabei fair und korrekt handelt.
Wie viel verdient man in der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte?
Während der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte kannst du mit folgenden Ausbildungsvergütungen rechnen:
-
1. Ausbildungsjahr: 1.050 Euro
-
2. Ausbildungsjahr: 1.100 Euro
- 3. Ausbildungsjahr: 1.150 Euro
Du möchtest gerne mehr erfahren? Hier geht es zur Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte Gehaltsseite.
Fachrichtungen
Welche Fachrichtungen gibt es?
Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Kommunalverwaltung arbeiten bei Gemeinde- und Kreisverwaltungen, im Bauamt, Gesundheitsamt oder Kulturamt. Sie stehen dort im direkten Kontakt mit Bürgern und erstellen Bescheide, Urkunden sowie Haushalts- und Wirtschaftspläne.
Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Bundesverwaltung arbeiten bei Behörden und Institutionen des Bundes, wie zum Beispiel dem Bundesrechnungshof, der Bundesbank oder dem Bundesfinanzministerium. Sie bereiten anhand von Gesetzestexten Verwaltungsentscheidungen eigenständig vor, führen den Schriftverkehr, bearbeiten Zahlungseingänge und vieles mehr.
Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammer bearbeiten Anträge auf Aufnahme in die Handwerksrolle, pflegen das Handelsregister, errechnen die Arbeitseffizienz verschiedener Wirtschaftsbereiche und führen Statistiken.
Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Kirchenverwaltung der Evangelischen Kirche arbeiten zum Beispiel in der kirchlichen Finanzverwaltung, wo sie den Zahlungseingang von Kirchensteuereinnahmen koordinieren, die Ausgaben der Kirche dokumentieren und die Haushalts- und Wirtschaftspläne erstellen.
Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Landesverwaltung arbeiten in Behörden der öffentlichen Verwaltung der Länder wie dem Landeskriminalamt, dem Landesamt für Finanzen, der Landwirtschaftskammer sowie in Verwaltungen von Hochschulen.
- Menschen in wichtigen Lebenssituationen helfen.
- komplexe Anträge prüfen und bewilligen.
- in einem krisensicheren Job arbeiten.
Karriere
Welche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es als Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte?
Wenn du dich nach deiner Ausbildung weiterentwickeln möchtest, stehen dir einige Weiterbildungen offen:
Weiterbildungen
Fachwirt für Verwaltung:
Mit dem Fachwirt für Verwaltung übernimmst du mehr Verantwortung und kannst Abteilungen leiten oder größere Verwaltungsprojekte steuern. Du verbesserst Prozesse, planst Budgets und wendest Gesetze noch tiefer an.
Fachwirt für Büro- und Projektorganisation:
In dieser Weiterbildung dreht sich alles um effiziente Abläufe in der Verwaltung. Du lernst, wie man große Projekte plant, Termine koordiniert und Verwaltungsprozesse optimiert.
Betriebswirt für Verwaltung:
Diese Weiterbildung bringt dich auf eine Management-Ebene in der Verwaltung. Du beschäftigst dich mit Personalplanung, Haushaltsführung und strategischer Entwicklung. Mit diesem Abschluss kannst du zum Beispiel dafür sorgen, dass eine Stadt ihr Budget optimal einsetzt.
Sekretär:
Wenn du im Sekretariat arbeitest, bist du die zentrale Anlaufstelle in einer Behörde oder einem Amt. Deshalb erfährst du in dieser Weiterbildung, wie du Korrespondenz führst, Termine verwaltest und den reibungslosen Ablauf im Büro sicherstellst.
Studiengänge:
Mögliche Studiengänge, die du nach der Ausbildung anschließen kannst, sind zum Beispiel Staats- und Verwaltungswissenschaft, Verwaltungsmanagement, Rechtswissenschaften, Öffentliches Recht oder Betriebswirtschaftslehre.
Wie sind die Zukunftsaussichten als Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte?
Die Zukunftsaussichten in der Verwaltung sind sehr gut! Verwaltungsfachangestellte werden dringend gebraucht, denn viele erfahrene Kolleginnen und Kollegen gehen in den nächsten Jahren in Rente. Gleichzeitig wächst die Zahl der Aufgaben in Städten, Gemeinden und Behörden – von Digitalisierung bis Klimaschutzprojekten.
Mit deiner Ausbildung hast du einen krisensicheren Job. Ob im Rathaus, bei der Polizei, im Landratsamt oder in einer Bundesbehörde – du kannst überall dort arbeiten, wo der Staat funktioniert.
Kurz gesagt: Wer heute in der Verwaltung durchstartet, hat eine sichere und sinnvolle Zukunft vor sich!Wie viel verdient man als Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte?
Als Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte kannst du nach deiner Ausbildung mit einem Einstiegsgehalt von 2.880 EUR rechnen.
Du möchtest gerne mehr erfahren?
Hier geht es zur Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte Gehaltsseite.
Bewerbung
Bewerbung Verwaltungsfachangestellte: Worauf muss ich achten?
Wenn du dich für eine Ausbildung in der Verwaltung interessierst, ist der erste Schritt deine Bewerbung. Dabei kommt es vor allem darauf an, dass du Interesse am Beruf zeigst und deine Stärken gut präsentierst.
In deinem Anschreiben solltest du erklären, warum du gerne in der Verwaltung arbeiten möchtest und was dich an dem Beruf besonders interessiert. Beschreibe außerdem deine Fähigkeiten, zum Beispiel, dass du sorgfältig, gut organisiert und kommunikativ bist.
Dein Lebenslauf zeigt, welchen Schulabschluss du hast bzw. anstrebst und ob du vielleicht schon erste Erfahrungen gesammelt hast. Das kann durch ein Praktikum, einen Nebenjob oder ein Schulprojekt sein.-
Bewirb dich rechtzeitig:
Viele Verwaltungen haben feste Bewerbungsfristen, oft schon ein Jahr vor Ausbildungsstart. Informier dich frühzeitig und schick deine Unterlagen rechtzeitig los. -
Zeige echtes Interesse am Beruf:
Erzähl im Anschreiben, warum dich Verwaltung begeistert: Zum Beispiel, weil du gerne mit Menschen arbeitest, Ordnung magst oder mitgestalten willst. Ehrliches Interesse kommt immer gut an! -
Achte auf deine Rechtschreibung:
Deine Bewerbung muss übersichtlich und fehlerfrei sein. Achte auf gute Rechtschreibung, einen freundlichen Ton und klare Sätze. So zeigst du gleich, dass du sorgfältig arbeitest!
Was ziehe ich zum Bewerbungsgespräch an?
Zum Vorstellungsgespräch in der Verwaltung solltest du ordentlich, gepflegt und eher schlicht gekleidet sein – also seriös, aber nicht übertrieben schick. Hier ein paar Tipps:
Für Frauen:
- Eine Stoffhose oder ein knielanger Rock mit einer Bluse oder einem schlichten Oberteil
- Alternativ ein einfarbiges, schlichtes Kleid
Für Männer:
- Eine Stoffhose oder dunkle Jeans mit einem Hemd oder einem Polo-Shirt
- Ein Sakko ist kein Muss, kann aber gut aussehen
Wir empfehlen dezente Farben wie Dunkelblau, Grau, Beige oder Weiß.
Der Beruf Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte passt gut zu dir, wenn ...
- ... du dich in deinem Beruf gerne schick anziehen möchtest
- ... du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest
- ... du einen krisensicheren Job haben möchtest
Der Beruf Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte passt weniger zu dir, wenn ...
- ... du nicht überwiegend im Büro sitzen möchtest
Was ist das Identigram?
Unter dem Begriff Identigram versteht man holografische Sicherheitsmerkmale, die sich auf Personaldokumenten befinden.
Wie viel Zeit hast du, um nach dem Umzug deinen neuen Wohnort zu melden?
Nach deinem Umzug hast du bis zu zwei Wochen Zeit, um deinen neuen Wohnort anzumelden. Die genauen Fristen sind je nach Wohnort unterschiedlich. Falls du die Frist versäumst, kann ein Bußgeld fällig werden.
Wie nennt man den Sitz von Gemeinde- oder Stadtverwaltung?
Die Gemeinde- bzw. Stadtverwaltung hat ihren Sitz im Rathaus. Dort findet man in der Regel mehrere kommunale Behörden, beispielsweise das Einwohnermeldeamt oder das Standesamt.
Ergebnis
Frage(n) richtig - Versuche es erst mal mit einem Praktikum, um dir selbst einen ersten Eindruck vom Beruf zu verschaffen.
Fragen richtig - Es sieht so aus, als würde der Beruf gut zu dir passen. Finde jetzt den passenden Ausbildungsplatz für dich.
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