AusbildungKaufmann / Kauffrau für Büromanagement

Deine Aufgaben als Kaufmann für Büromanagement auf einen Blick

• Assistenz: Organisation, Planung und Leitung von Projekten; Anwendung diverser EDV-Programme
• Verwaltung: Buchhaltung; Bearbeitung von Personalakten; Personalbedarfsplanung 
• Marketing: Marktanalysen durchführen; Werbekampagnen erstellen; Pflege von Social-Media-Kanälen
• Vertrieb: Kundenberatung; Neukunden gewinnen; Angebote und Rechnungen schreiben

Deine Aufgaben als Kaufmann für Büromanagement im Detail

Du bist gerade dabei, für deinen Vorgesetzten einen Geschäftsbrief zu formulieren, als das Telefon klingelt und ein Kunde den Auftrag stornieren möchte. Die richtige Kundenakte ist mit ein paar Klicks schnell gefunden. Du sprichst alle notwendigen Details mit dem Kunden ab und setzt im Anschluss ein Dokument auf, um euer Gespräch und die Auftragsänderung zu dokumentieren. Da steht plötzlich der Abteilungsleiter im Büro. Für die neue Vertriebsidee soll noch eine Onlinemarketing-Kampagne ins Netz gestellt werden. Außerdem müssen Hotels für die Geschäftsreisen im nächsten Monat gebucht werden.
Das bringt dich natürlich nicht aus der Fassung. Du bleibst entspannt, behältst dank deines guten Organisationstalents den Überblick und arbeitest auf der Liste eins nach dem anderen ab.

Assistenz

Eines deiner Aufgabenfelder liegt im Bereich der Assistenz. Du assistierst beispielsweise deinem Abteilungsleiter oder der Geschäftsführung, indem du alle wichtigen Daten, Zahlen, Fakten und Prozesse dokumentierst, ordnest und verwaltest. Du kennst dich mit allen wichtigen EDV-Programmen aus, weißt, wie man Berichte, Geschäftsbriefe und Protokolle ordnungsgemäß verfasst und kannst Statistiken korrekt auswerten. Wenn es um Organisation und Planung geht, bist du gefragt! Du behältst bei Projekten den Überblick und leitest ggf. Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Kurz gesagt, du bist die Frau für alles und noch mehr!

Verwaltung

Auch im Bereich der Verwaltung fühlst du dich zu Hause. Du regelst den Post- und Bankverkehr, bist für die Buchhaltung zuständig und erstellst Rechnungen. Über sämtliche Akten weißt du Bescheid. „Wo habe ich denn?“ gibt es bei dir nicht, da du eine gute Struktur immer im Auge behältst. Die Personalverwaltung ist nur eine von vielen Beispielabteilungen, in denen du einsetzbar bist. Hier führst du Personalakten, bearbeitest und dokumentierst Krank- und Urlaubsmeldungen und wirkst in der Personalbedarfsplanung mit.

Marketing und Vertrieb

Du hast Freude am Umgang mit anderen Menschen, bist redegewandt und kannst gut überzeugen? Dann ist die Arbeit im Marketing und Vertrieb für dich genau das Richtige! Als Kauffrau für Büromanagement bearbeitest du Kundenanfragen, nimmst Aufträge entgegen und dokumentierst sie ordnungsgemäß. Auch hier gilt wieder die Devise: Ordnung ist das halbe Leben! Auch im Bereich des Onlinemarketings übernimmst du kleine bis größere Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Pflege der Social-Media-Kanäle deines Unternehmens.

Schulische Ausbildungsinhalte

Wichtige Inhalte in der Berufsschule sind zum Beispiel:

• Personalwirtschaft
• Projektplanung
• Umgang mit EDV-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint
• Kundenakquise

Die Ausbildung an der Berufsschule ist nur ein Teil deiner Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement. In der Regel hast du an ein oder zwei Tagen pro Woche (oder als Block) Berufsschulunterricht. Hier lernst du neben allgemeinbildenden Fächern wie Deutsch, Sozialwissenschaften, Mathe, Englisch und Wirtschaft auch berufsspezifische Inhalte wie Personalwirtschaft, Projektplanung, Kundenakquise und den Umgang mit wichtigen EDV-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint. Dank der breit gefächerten Inhalte in der Berufsschule, kannst du schon während deiner Ausbildung wichtige Aufgaben in deinem Beruf übernehmen.

Betriebliche Ausbildungsinhalte

In deinem Ausbildungsbetrieb steht die Integration in das Unternehmen an erster Stelle. Das bedeutet, dass du die Abläufe und Organisation schon im ersten Ausbildungsjahr kennenlernst und in die für dich relevanten Gebiete eingearbeitet wirst, sodass du schon bald eigenständig arbeiten kannst. Du lernst, wie du die verschiedenen Kommunikations- und Textverarbeitungssysteme anwendest, wie man archiviert, Projekte plant, Angebote vergleicht, Kalkulationen durchführt, Kundendaten auswertet, Gehaltsabrechnungen erstellt und vieles mehr. Die spezifischen Inhalte sind abhängig von den von dir gewählten Wahlqualifikationen in der Kaufmännischen Ausbildung.

Wahlqualifikationen/Vertiefungen

Da der Beruf der Kauffrau für Büromanagement so vielseitig ist, bietet dir deine Ausbildung die Möglichkeit, schon jetzt Entscheidungen bezüglich deines späteren kaufmännischen Aufgabenfelds zu treffen. Welche Qualifikationen deine Ausbildung bietet, hängt von deinem Ausbildungsbetrieb ab. Hier schon einmal ein paar Beispiele: Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb, Personalwirtschaft, Auftragssteuerung, Assistenz und Sekretariat, Öffentlichkeitsarbeit, Verwaltung und Recht.

Inhalte der Ausbildung (schul.)

Theoretische Ausbildungsinhalte

Bei deiner dreijährigen schulischen Ausbildung wird dir bestimmt nicht langweilig. Du bekommst einen Einblick in die vielen abwechslungsreichen Bereiche deines zukünftigen Berufes. Dabei setzt du dich natürlich mit einer Menge Theorie auseinander, es liegen jedoch auch praktische Aspekte an der Tagesordnung. In der Berufsschule erfährst du, welche kaufmännischen Tätigkeiten in einem Unternehmen, zum Beispiel im Einzelhandel, anfallen und wie du diese erledigst. Dir werden berufsspezifische Inhalte wie Marketing, Personalwirtschaft, Projektplanung, Rechnungswesen und Wirtschaft beigebracht und welche Besonderheiten bei der Arbeit im öffentlichen Dienst bzw. in der Verwaltung anfallen. Außerdem wird erläutert, worauf du bei der Kundenakquise achten musst und wie du mit EDV- Programmen wie Word und Excel umgehst. Natürlich stehen auch Mathe und Deutsch auf deinem Stundenplan, denn Bürokaufleute müssen sich in Sprache und Schrift einwandfrei ausdrücken können. Bei der Planung von Reisekosten und Co. sollte dir möglichst kein Fehler unterlaufen. 

Praktische Ausbildungsinhalte

In der Berufsschule lernst du nicht nur die Theorie, sondern natürlich auch die Praxis kennen. Du bekommst praxisbezogene Übungsaufgaben gestellt, bei denen du dein erlangtes Wissen und Können anwenden kannst. Außerdem absolvierst du wichtige Praktika, in denen du in die Arbeitswelt hineinschnuppern und erste Berufserfahrung sammeln kannst. 

Die Berufsbezeichnung „Kaufmann für Büromanagement“ ist eine Kombination aus den älteren Bezeichnungen der Ausbildungsberufe Bürokaufmann, Fachangestellter für Bürokommunikation und Kaufmann für Bürokommunikation. Deine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement kannst du dual oder auch als schulische Ausbildung absolvieren. Während du in der dualen Ausbildung direkt in einem Unternehmen arbeitest, erlangst du in der schulischen Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement zunächst überwiegend theoretisches Wissen.