Berufe im Sekretariat


Gehörst du zu den Schülern, auf den sich deine Mitschüler stets verlassen können? Du bist die erste Anlaufstelle deiner Freunde, wenn sie nicht mehr wissen, wann die nächste Klausur ansteht oder wann die Hausarbeit abgegeben werden muss. Auch bei Gruppenarbeit beweist du immer dein Organisationstalent, denn mit deinen geführten To-Do-Listen werden die zu erledigenden Aufgaben gerecht aufgeteilt und terminlich festgehalten. Als Dreh- und Angelpunkt bist du der Allrounder und behältst stets den Überblick!


Eine Sekretärin beim Telefonat mit einem Kunden.
Eine Sekretärin beim Telefonat mit einem Kunden. (Bild: ©Pixabay Public Domain)

Um einen Beruf im Sekretariat auszuüben, kannst du verschiedene Wege einschlagen. Eine Möglichkeit ist der Besuch von Kursen an privaten Schulen, die dir die Inhalte des Berufes vermitteln. Allerdings sind die Inhalte auf theoretischer Basis ausgelegt. Die beste Vorbereitung für einen Beruf im Sekretariat ist nach wie vor eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich. So gut wie jedes Unternehmen hat eine Sekretärin, die die Termine im Blick hat, die Organisation von Meetings übernimmt und letztendlich der Chefetage den Rücken freihält, indem sie nur die wichtigen Informationen weiterleitet.

Egal in welchem Bereich du tätig werden willst, ob nun im Handel, im Öffentlichen Dienst oder im Hotel, Sekretäre werden überall gesucht.

Empfang

Sobald ein Gast den Eingangsbereich eines Unternehmens oder eines Hotels betritt, wird er schon mit einem Lächeln von der Empfangsdame oder auch Sekretärin begrüßt. Sie nimmt die Daten des Gastes auf und hilft ihm bei den weiteren Schritten. Besonders in der Hotellerie übernimmt der Hotelkaufmann die Aufgabe, die Daten des Gastes in den Computer einzupflegen, ihm ein Zimmer zuzuordnen, den Zimmerschlüssel zu übergeben und ihn über die Essenszeiten zu informieren. Doch damit ist es noch nicht getan.
Bereits nach wenigen Sekunden erscheint eine Benachrichtigung über eine neue E-Mail auf dem Bildschirm. Ein internationales Unternehmen interessiert sich für ein Produkt und möchte weitere Informationen zu Stückzahlen, Preisen und Lieferbedingungen erhalten. Der Kaufmann für Büromanagement, Kaufmann im Einzelhandel, Kaufmann im Groß- und Außenhandel bearbeiten die Nachricht und suchen alle notwendigen Informationen zusammen. Eine Zusammenfassung aller Informationen wird übersichtlich und nach dem Corporate Design des Unternehmens erstellt. Der Beruf des Sekretärs erfordert immer mehr auch Fremdsprachenkenntnisse, die du natürlich während deiner Ausbildung weiter ausbauen kannst. Die weiteren eingegangenen E-Mails werden von dir nach ihrer Priorität sortiert und an die Mitarbeiter weitergeleitet. Zudem gehört es auch zu deinen Aufgaben, die eingehenden Anrufe entgegenzunehmen und dir alle wichtigen Informationen wie den Namen, die Telefonnummer und den Grund des Anrufs zu notieren. Du bist der Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen.

Organisation

Eine gute Vorbereitung ist das A und O! Und in diesem Punkt kann dir auch keiner so schnell etwas vormachen. Neben dem alltäglichen Arbeitsstress behältst du einen kühlen Kopf und hast die bevorstehenden Meetings, Geschäftsreisen und Außentermine im Blick. Die Dokumente müssen ausgedruckt, Getränke auf dem Tisch verteilt und die Präsentation geöffnet werden.
Als Personaldienstleistungskaufmann zum Beispiel suchst du nach neuen Mitarbeitern für Unternehmen und koordinierst die Vorstellungsgespräche mit den Bewerbern. Zeit ist ein wichtiger Faktor in unserer heutigen Gesellschaft. Alle Termine müssen aufeinander abgestimmt werden und die teilnehmenden Mitarbeiter informiert werden. Als Veranstaltungskaufmann ist es deine Aufgabe, die Dienstleistungen von den Anbietern zu koordinieren und für eine reibungslose Veranstaltung zu sorgen. Auch in Kanzleien und in der Verwaltung fällt die Überwachung und Einhaltung von wichtigen Terminen sowie Fristen in deinen Aufgabenbereich.

Verwaltung und Archivierung

Wenn du dich für einen Beruf im Sekretariat entscheidest, kommst du um den Papierkram nicht herum. Briefe, Rechnungen und Protokolle müssen nach der DIN Norm erstellt und versandfertig für die Post gemacht werden. Trotz der Digitalisierung müssen immer noch wichtige Informationen schriftlich festgehalten werden. Besonders im Öffentlichen Dienst und in der Verwaltung als Verwaltungsfachangestellter bist du für jegliche An- und Abmeldungen, Verlängerungen sowie Beantragungen von Hilfeleistungen oder Dokumenten verantwortlich. Auch als Patentanwalts- und Notarfachangestellter kümmerst du dich um die Vorarbeit, indem du wichtige Informationen notierst und diese im Nachgang an deinen Vorgesetzten übersichtlich weiterleitest.

Das hört sich für dich spannend an und du willst eine Ausbildung im Sekretariat beginnen? Dann schau dir unsere Ausbildungsberufe an und bewirb dich noch heute!

Ausbildung oder duales Studium

Assistent für IT-Projektmanagment (schul.) (m/w/d)
Deutschland
Schulische Ausbildung
Geprüfte IT- Projektmanager arbeiten als Team- und Projektleiter in allen Bereichen der IT-Branche.

Assistent im Hotelmanagement (schul.) (m/w/d)
Deutschland
Schulische Ausbildung
Assistenten und Assistentinnen im Hotelmanagement unterstützen die Geschäftsleitung bei Aufgaben im Marketing, Ein- und Verkauf, Controlling sowie in der Buchhaltung und Gästebetreuung.

Beamter - Bundesbank (mittl. Dienst) (m/w/d)
Deutschland
Duale Ausbildung
Als Beamter im mittleren Bankdienst bei der Deutschen Bundesbank bist du hauptsächlich für die Geldbearbeitung und den Zahlungsverkehr zuständig.

Beamter des mittleren nichttechnischen Dienstes (m/w/d)
Deutschland
Duale Ausbildung
Beamte des mittleren nichttechnischen Dienstes arbeiten bei Verwaltungsbehörden des Bundes, Bundesinstituten und Bundesministerien, z. B. dem Bundesverwaltungsamt oder dem Bundeskriminalamt, wo sie Anträge bearbeiten, Informationen verwalten und Aufgaben der inneren Verwaltung ausführen, zum Beispiel im Personalmanagement.

Beamter im mittleren Justizdienst (m/w/d)
Deutschland
Duale Ausbildung
Beamte des mittleren Justizdienstes sind die Organisationstalente der Gerichte und Staatsanwaltskanzleien. Sie führen Verzeichnisse, Register und Akten, sind zuständig für den Schriftverkehr, berechnen Kosten in Rechtsstreitigkeiten und entscheiden über Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, zum Beispiel in Grundbuchsachen.

Beamter in der Allgemeinen Inneren Verwaltung (mittlerer nichttechnischer Dienst) (m/w/d)
Deutschland
Duale Ausbildung
Beamte der Allgemeinen Inneren Verwaltung arbeiten in Kommunal-, Landes oder Bundesbehörden, wo sie Anträge bearbeiten, Bürger informieren und Verwaltungsaufgaben durchführen, wie zum Beispiel im Bereich des Personalwesens oder in Haushaltsangelegenheiten.

Büroassistent EBA (m/w/d)
Schweiz
Duale Ausbildung
Büroassistenten kümmern sich um alle Tätigkeiten rund um die Verwaltung. Sie arbeiten hauptsächlich administrativ und erledigen beispielsweise allgemeine Aufgaben am Telefon oder dem PC, kopieren und drucken Unterlagen, schreiben Briefe und Protokolle oder führen und pflegen Kundendateien.

Bürokaufmann (m/w/d)
Österreich
Duale Ausbildung
Bürokaufleute führen Büroarbeiten in Betrieben aller Branchen durch. Zu ihren Aufgaben gehören nicht nur die Bürokommunikation und verwaltungstechnische Angelegenheiten, sondern auch Buchhaltung, Rechnungswesen und die Arbeit mit Kunden.

Eurokaufmann (m/w/d)
Deutschland
Duale Ausbildung
Eurokaufleute sind für die Planung, Durchführung und Kontrolle des betrieblichen Außenhandelsgeschäftes (Export und Import) zuständig. Zudem kümmern sie sich um die Abwickelung qualifizierter Sachaufgaben, beobachten ausländische Märkte, kalkulieren Exportpreise und analysieren die Bedarfslage.

Europa Management Assistent (schul.) (m/w/d)
Deutschland
Schulische Ausbildung
European-Management Assistenten unterstützen die Geschäftsleitung und andere Führungsgremien bei deren Aufgaben, bereiten Entscheidungen vor, übernehmen Koordinations- und Organisationsaufgaben und kümmern sich um die Außenkontakte der Firma. Sie arbeiten in nahezu allen Wirtschaftszweigen, insbesondere in größeren, international tätigen Unternehmen, Verwaltungen und Behörden Europas.


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