Wie werde ich Verwaltungsfachangestellter?

Als angehender Verwaltungsfachangestellter oder angehende Verwaltungsfachangestellte solltest du die folgenden Eigenschaften und Interessen mitbringen:

  • gerne am PC arbeiten
  • Talent für das Formulieren von Texten
  • schnelles Textverständnis (auch von komplexen Texten wie Gesetzestexten)
  • sehr organisierte Arbeitsweise
  • Zuverlässigkeit
  • Spaß am Umgang mit anderen Menschen

Schulische Voraussetzung

Kannst du mindestens einen mittleren Schulabschluss vorweisen? 

Dann sollte deiner Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten außer der Bewerbung eigentlich nichts mehr im Wege stehen. Oder benötigst du noch eine Entscheidungshilfe?

Bildungsweg

Duale Ausbildung

Empfohlener Schulabschluss

Realschulabschluss / Mittlere Reife

Ausbildungsdauer

3 Jahr(e)

Berufe bei der Stadt: Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten
Verwaltungsfachangestellte/r: Ausbildung bei der Stadt Nürnberg

Was macht ein Verwaltungsfachangestellter?

Verwaltung – was ist das eigentlich? Verwaltet wird in Behörden, doch was hat es damit auf sich? Es sind staatliche Einrichtungen, die platt gesprochen gesetzliche Vorschriften ausführen. Verwaltung ist also die Instanz, die die Entscheidungen aus der Politik gegenüber Bürgern, Organisationen, Unternehmen etc. durchsetzt.

Das scheint alles noch etwas kompliziert. Hier also ein paar Beispiele aus Verwaltungstätigkeiten der unterschiedlichen Bereiche:

Verwaltungsfachangestellte erstellen zum Beispiel Urkunden wie Reisepässe und Personalausweise. Sie erheben auch Daten und werten sie aus, zum Beispiel zur Entwicklung der Einwohnerzahl in einer Stadt. Sie steuern einen großen Verwaltungsapparat und bearbeiten dazu zum Beispiel Personalangelegenheiten wie die Errechnung von Löhnen und Maßnahmen zur Personalgewinnung. Verwaltungsfachangestellte erstellen Haushalts- und Wirtschaftspläne, also errechnen sie zum Beispiel die voraussichtlichen Ein- und Ausnahmen des Staates im Bereich eines bestimmten Wirtschaftssektors. Darüber erstellen sie Statistiken und geben die Informationen gebündelt an die Regierung oder einzelne Vertreter weiter.

Wenn du wissen möchtest, was die Verwaltungsfachangestellten in den einzelnen Fachrichtungen so machen, sieh dir die Aufgaben in der Fachrichtung an, für die du dich interessierst.

Inhalte der Ausbildung

Schulische Ausbildungsinhalte

Es ist eine ganze Menge an Theorie, die du für deine tägliche Arbeit als Verwaltungsfachangestellte brauchen wirst. Aber keine Angst – du musst nicht alle Gesetzestexte auswendig lernen. Wissen ist wissen wo Wissen steht – du lernst, wo du welche Gesetze findest und wie du sie im Einzelfall anwenden musst. In der Berufsschule wirst du also zunächst in die Grundlagen der öffentlichen Verwaltung eingeführt. Dazu gehört eine Übersicht über Staatsbegriff und Staatsaufgaben, über die Verfassungsprinzipien der Bundesrepublik Deutschland, das Europäische Rechtssystem, die Aufgaben der Verwaltung, das Sozialstaatsprinzip, Grundlagen der Sozialen Marktwirtschaft und der nationalen Wirtschaftspolitik. Weitere Inhalte sind Datenverarbeitung, Rechtsanwendung, Tarifverträge, Buchführung und Controlling und Aufgaben der Personalverwaltung.

Betriebliche Ausbildungsinhalte

Zugegeben, das klingt alles erstmal sehr theoretisch. Doch es wäre keine duale Ausbildung, wenn sie nicht aus zwei Teilen bestehen würde: der Berufsschule und dem Ausbildungsbetrieb. Je nachdem, für welche Fachrichtung du dich entschieden hast, wirst du zum Beispiel in Kreisverwaltungen, Bauämtern, Kulturämtern, bei Handwerkskammern, im Kraftfahrt-Bundesamt oder Bundesrechnungshof, in Kirchenkreisen oder bei evangelischen Landeskirchen in der Ausbildung eingesetzt.
Du hast in deinem Ausbildungsbetrieb einen Ausbilder bzw. Mentor, der dich in die Verwaltungsaufgaben einführt. Du durchläufst verschiedene Stationen und lernst sowohl die Gesprächsführung im direkten Kontakt mit Bürgern als auch die reine Arbeit mit Zahlen, Texten und Grafiken. Du arbeitest dazu viel am PC, bist aber nicht alleine, sondern hast ein Team von Kolleginnen und Kollegen an deiner Seite, die dich mit Rat und Tat unterstützen.

Ablauf der Ausbildung

Die duale Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten dauert drei Jahre und wird im öffentlichen Dienst absolviert. Du kannst dich für eine von fünf möglichen Fachrichtungen entscheiden:

Fachrichtungen

Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Kommunalverwaltung arbeiten bei Gemeinde- und Kreisverwaltungen, im Bauamt, Gesundheitsamt oder Kulturamt. Sie stehen dort im direkten Kontakt mit Bürgern und erstellen Bescheide, Urkunden sowie Haushalts- und Wirtschaftspläne.

Was macht ein Verwaltungsfachangestellter Fachrichtung Kommunalverwaltung?

Im Kulturamt

… einer der möglichen Einsatzorte der Verwaltungsfachangestellten – geht es hoch her! Das Jubiläum der Städtepartnerschaft mit der englischen Partnerstadt steht vor der Tür. Zu diesem Zweck kommen nicht nur interessierte Bürgerinnen und Bürger aus England, um die deutsche Partnerstadt zu besichtigen, sondern auch eine Delegation des britischen Konsulats und des Stadtrats. Als Verwaltungsfachangestellte ist es mitunter deine Aufgabe, den Aufenthalt zu organisieren und ein Programm auf die Beine zu stellen. Das bedeutet Anträge stellen, Anträge genehmigen, Telefonate führen, Anfragen entgegennehmen, Kosten errechnen, Rücksprachen halten und und und.

Bürgernähe

Natürlich steht insbesondere in der Kommunalverwaltung der Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern im Vordergrund deiner Arbeit. Im Rathaus bist du beispielsweise im Einwohnermeldeamt tätig und führst An- und Ummeldungen des Wohnortes durch. Du informierst Bürger zu den Bereichen Wohnungswesen, Straßenverkehrswesen, Sozialhilfewesen etc. Dabei fungierst du als Vermittler zwischen den politischen Beschlüssen und Gesetzen und dem Bürger, der eine Frage oder ein Anliegen hat.

Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Bundesverwaltung arbeiten bei Behörden und Institutionen des Bundes, wie zum Beispiel dem Bundesrechnungshof, der Bundesbank oder dem Bundesfinanzministerium. Sie bereiten anhand von Gesetzestexten Verwaltungsentscheidungen eigenständig vor, führen den Schriftverkehr, bearbeiten Zahlungseingänge und vieles mehr.

Was macht ein Verwaltungsfachangestellter Fachrichtung Bundesverwaltung?

Der Bundesrechnungshof – ein möglicher Einsatzort für Verwaltungsfachangestellte

Was ist und macht eigentlich der Bundesrechnungshof? Kurz gesagt prüft er die Haushaltsführung des Bundes, also dessen jährliche Einnahmen und Ausgaben. Außerdem prüft er die Sozialversicherungsträger wie gesetzliche Rentenversicherungen, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften. Was heißt das nun genau? Verwaltungsfachangestellte, die beim Bundesrechnungshof angestellt sind, arbeiten zu unterschiedlichen Themen in verschiedenen Abteilungen. Je nach Prüfungsfeld – also je nachdem welche Institution du genauer unter die Lupe nimmst – prüfst du die verschiedenen Handlungsfelder auf Wirtschaftlichkeit und Ordnungsmäßigkeit. Dazu musst du dich nicht nur gut mit dem geltenden Gesetz auskennen, sondern auch sehr sorgfältig und konzentriert arbeiten, um keine Fehler zu machen. Schließlich geht es hier um wichtige Informationen. Der Bundesrechnungshof berät auf Grundlage deiner Berechnungen und Statistiken den Bundestag, Bundesrat und die Bundesregierung zu Qualitätsverbesserungen, Einsparungen und Mehreinnahmen. Die Prüfungen werden außerdem zu Prüfungsmitteilungen zusammengefasst und auf der Bundespressekonferenz der Öffentlichkeit vorgestellt.

Nicht nur Zahlen, Daten, Fakten

Am liebsten hast du es mit knallharten Fakten zu tun – sowohl in Form von verklausulierten Gesetzestexten als auch in Form von Tabellen und Diagrammen. Aber das bedeutet natürlich nicht, dass du lediglich am Computer sitzt und mit keiner Menschenseele etwas zu tun hast. Einmal sind da natürlich deine Kollegen, mit denen du Hand in Hand arbeitest und dich mit ihnen austauschst. Aber dann sind da natürlich auch Organisationen, Institutionen und Privatleute, die auf deine kompetente Beratung angewiesen sind. Zum Beispiel informierst du Autofahrer über erfasste Verkehrsvergehen, du unterstützt Bürger bei der Beantragung eines Visums oder assistierst bei der Beantragung von Arbeitslosengeld.  

Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammer bearbeiten Anträge auf Aufnahme in die Handwerksrolle, pflegen das Handelsregister, errechnen die Arbeitseffizienz verschiedener Wirtschaftsbereiche und führen Statistiken.

Was macht ein Verwaltungsfachangestellter Fachrichtung HWK und IHK?

Berufsbildung – dein Steckenpferd

In deinem Büro gehen alle Ausbildungsverträge der Bereiche Handwerk und Industrie- und Handel ein. Du bist damit Experte des Berufsausbildungsgesetzes, kennst dich mit den Rechten und Pflichten der Azubis und der Ausbildungsbetriebe aus. Als Verwaltungsfachangestellte im Bereich Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammer berätst Betriebe, die gerne ausbilden möchten und assistierst bei entsprechenden Antragstellungen.

Hüter des Gesetzes

Wenn ein angehender Dachdeckermeister dein Büro betritt, ahnst du schon, was nun kommt: Er möchte sich in die Handwerksrolle eintragen lassen, um einen eigenen Betrieb zu gründen. Du kennst die HwO – die Handwerksordnung – und weißt, was nun zu tun ist. Nachdem du den Dachdecker über die Formalitäten und Voraussetzungen informiert hast, er den ausgefüllten Eintragungsantrag und den Qualifikationsnachweis erbracht hat, steht der Eintragung nichts mehr im Wege. Solche oder ähnliche Prozesse gehören zu deinem Berufsalltag. An anderen Tagen hast du weniger mit Privatleuten zu tun, dafür mit Unternehmen oder aber auch nur mit Zahlen, Grafiken und Diagrammen, zum Beispiel, wenn du Statistiken über die von der Industrie- und Handelskammer erhobenen Daten erstellst.

Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Kirchenverwaltung der Evangelischen Kirche arbeiten zum Beispiel in der kirchlichen Finanzverwaltung, wo sie den Zahlungseingang von Kirchensteuereinnahmen koordinieren, die Ausgaben der Kirche dokumentieren und die Haushalts- und Wirtschaftspläne erstellen.

Was macht ein Verwaltungsfachangestellter Fachrichtung Kirchenverwaltung der evangelischen Kirche?

Verwaltung und Kirche – wie hängt das zusammen?

Hättest du gedacht, dass so ein großer Verwaltungsapparat hinter dem steckt, was du am Sonntag um 9.45 Uhr in der Kirche erlebst? Kirche ist natürlich nicht nur Gottesdienst. Kirche umfasst ein großes System an kirchlichen Einrichtungen wie Kindergärten, Pflegeheimen und Krankenhäusern, kirchliche Gremien vom Kirchenvorstand bis zur Landessynode, das Friedhofswesen und eine ganze Reihe von Berufen, die mit Kirche zusammenhängen. Schon leuchtet ein, warum auch Kirche eine gut funktionierende Verwaltung braucht.

Langweilige Kirche? Fehlanzeige!

Als Verwaltungsfachangestellte in einem Kirchenkreis, einer Kirchengemeinde oder bei einer evangelischen Landeskirche stehen dir viele unterschiedliche Aufgabenbereiche offen: Du könntest zum Beispiel in der Dokumentation kirchlicher Amtshandlungen, also Taufen, Konfirmationen, Trauungen und Bestattungen eingesetzt werden. Du könntest auch in der Pfarr-Registratur arbeiten, wo du das Schriftgut des Pfarramts, also Amtsbücher, Kirchenrechnungen und Korrespondenzbelege sozusagen als Bibliothekar verwaltest. Ein anderer Bereich wäre die Personalabteilung. Dort erstellst du Stellenausschreibungen und Arbeitsverträge für kirchliches Personal, also Pfarrer, aber auch Pflegepersonal, Erzieher und so weiter.

Gesetze, Verordnungen, Vorschriften

Natürlich kannst du deine Arbeit nicht einfach nach Gutdünken verrichten, sondern musst dich als Verwaltungsfachangestellte an die unterschiedlichen Vorgaben halten. Wenn du beispielsweise Anträge auf Kircheneintritt oder -austritt bearbeitest, musst du die jeweiligen Voraussetzungen kennen und prüfen. Du kennst dich ebenfalls mit Kirchensteuerrecht und Friedhofsrecht aus und weißt, was es mit dem kirchlichen Meldewesen auf sich hat. Wenn du Anmeldungen für Konfirmationen oder Taufen erhältst, leitest du die entsprechenden Maßnahmen ein, führst Absprachen mit dem zuständigen Pfarrer und verschickst Bescheide per Post oder Mail.

Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Landesverwaltung arbeiten in Behörden der öffentlichen Verwaltung der Länder wie dem Landeskriminalamt, dem Landesamt für Finanzen, der Landwirtschaftskammer sowie in Verwaltungen von Hochschulen.

Was macht ein Verwaltungsfachangestellter Fachrichtung Landesverwaltung?

Im Dienste des Bundeslandes

Als Verwaltungsfachangestellte für Landesverwaltung bist du im öffentlichen Dienst desjenigen Bundeslandes angestellt, in dem du arbeitest. Die Landesverwaltung ist in drei Stufen gegliedert: Landesoberbehörden, zum Beispiel das Landesamt für Besoldung und Versorgung; Landesmittelbehörden, also die Bezirksregierungen und untere Landesbehörden, zum Beispiel Finanzämter und Schulämter.
In jeder dieser Behörden gibt es unterschiedliche Bereiche. Dazu zählen zum Beispiel der Bibliotheks- und Dokumentationsdienst, der Bereich Personalverwaltung, Finanzverwaltung oder Justizvollzugsdienst. Während deiner Ausbildung wirst du verschiedene Stationen durchlaufen und kannst bereits schauen, welcher Aufgabenbereich dir am besten gefällt. Nach der Ausbildung wirst du dann in einem der Bereiche eingesetzt und arbeitest dort in einem Team.

Sorgfalt und Ordnung

Diese Begriffe sollten bei dir keinen Angstzustand auslösen. Chaos war gestern – heute weht ein anderer Wind. Als Verwaltungsfachangestellter bist du maßgeblich an der Planung von Arbeitsprozessen der Behörde, an der Personalentwicklung und an Belangen des betrieblichen Rechnungswesens beteiligt.

Vielseitige Aufgaben

In deinem E-Mail-Postfach ist ganz schön was los. Die Kollegin aus der Personalabteilung gibt dir die neuen Mitarbeiterdaten durch, die du für die Haushaltsplanung der nächsten Monate benötigst. Es soll zudem eine weitere Stelle ausgeschrieben werden. Du kümmerst dich um die Stellenausschreibung und recherchierst dazu verschiedene Dienstleistungsportale und vergleichst deren Angebote.
Das Telefon klingelt. Eine angehende Referendarin möchte sich erkundigen, in welche Entgeltgruppe sie für das Lehramt ihrer Wahl eingestuft wird.
Auf deinem Schreibtisch liegen außerdem die Anträge und Daten, die du zur Bearbeitung eines Genehmigungsverfahrens benötigst. Du merkst schon – langweilig wird es nie!

Wie gut passt der Beruf Verwaltungsfachangestellter zu dir?

Wenn du dich in deinem Beruf gerne schick anziehen möchtest, ist der Beruf Verwaltungsfachangestellter genau der richtige für dich.
Wenn du nicht überwiegend im Büro sitzen möchtest, könnten andere Berufe besser zu dir passen.

Hilfreiche Fähigkeiten

  • Kommunikationsfähigkeit
  • Analytisches Denken

Diese Berufe könnten dich auch interessieren


Kaufmann für Büromanagement

1702 freie Ausbildungsplätze

Kaufleute für Büromanagement arbeiten in Wirtschaftsunternehmen der Bereiche Industrie und Handel, im Öffentlichen Dienst und zum Teil auch im Handwerk. Ihre Tätigkeiten im Ausbildungsberuf sind vielfältig: Neben Bürokommunikation und organisatorischen Aufgaben gehören auch Rechnungswesen, Buchführung, Personalverwaltung und Kundenbetreuung zu ihrem Aufgabenfeld.


Duale Ausbildung

Industriekaufmann

2188 freie Ausbildungsplätze

Industriekaufleute unterstützen Unternehmensprozesse von der Auftragsanbahnung bis zum Kundenservice. Die Einsatzgebiete sind vielfältig und können im Marketing, Vertrieb, in der Logistik, dem Personalmanagement oder Rechnungswesen liegen.

Duale Ausbildung

Immobilienkaufmann

246 freie Ausbildungsplätze

Immobilienkaufleute sind viel mehr als nur Immobilienmakler. Neben der Wohnraumvermittlung planen und betreuen sie Bauprojekte, arbeiten Finanzierungsmöglichkeiten aus und sind auch für die Wirtschafts- und Finanzplanung für Häuser- oder Wohnkomplexe zuständig.

Nach oben