Veranstaltungskaufleute kommen um eine gute Dokumentation nicht herum. ©Pixabay Public Domain

Ausbildung
Veranstaltungskaufmann (m/w/d)

Bildungsweg
Duale Ausbildung
Empfohlener Schulabschluss
Realschulabschluss / Mittlere Reife
Ausbildungsdauer
3 Jahr(e)

Veranstaltungskaufleute planen und organisieren Veranstaltungen nach Kundenabsprache. Dazu kalkulieren sie Kosten wie Personal- und Verpflegungskosten, buchen Räumlichkeiten und weisen Personal ein.

Büro und Verwaltung Freizeit und Tourismus Kaufmännische Berufe Berufe mit Abitur Kreative Berufe Berufe in der Tourismusbranche Berufe im Sekretariat Berufe rund um die Bühne und Theater Berufe rund um Marketing und Werbung Berufe ohne Mathematik

Deine Tätigkeiten

Organisation ist alles

Eine Band, die kurz vor ihrem Konzertauftritt feststellt, dass sie vor dem "falschen" Publikum spielt, hätte besser rechtzeitig fachliche Beratung und Unterstützung gesucht:

Auf Konzerten, Kongressen, Sportveranstaltungen und Messen kümmerst  du dich als Veranstaltungskaufmann um Marketing, Kostenplanung und Organisation und sorgst dafür, dass die Veranstaltung wohlgeordnet über die Bühne gehen kann. Außerdem weist du das Personal ein und bist für den reibungslosen Ablauf der gesamten Veranstaltung verantwortlich - darunter fallen neben den organisatorischen vor allem auch kaufmännische Aufgaben: Als Veranstaltungskaufmann sorgst du für die gesicherte Finanzierung einer Veranstaltung und rührst mit gut durchdachten Marketingmaßnahmen die Werbetrommel. Wenn du ein Veranstaltungsprojekt angehst, erstellst du einen Veranstaltungs- und Personaleinsatzplan und organisierst die passenden Räumlichkeiten. Mit wie vielen Personen wird gerechnet und wie viele Personen dürfen sich nach Sicherheitsvorschriften maximal in den Räumlichkeiten bewegen? Wie soll dekoriert werden? Welche Einrichtung wird gewünscht? Wo steht die Bühne und wie viel Platz wird sie einnehmen?
Wenn du dann noch alle benötigen Genehmigungen eingeholt hast, zum Beispiel von der Stadtverwaltung und von Anwohnern, kann die Party losgehen!

Nach der Veranstaltung  ziehst du Bilanz und erstellst die Endabrechnung. Du setzt dich noch einmal mit deinem Auftraggeber zusammen und fasst mit ihm die wichtigsten Eindrücke zusammen: Was hat besonders gut geklappt? Für was sollte man beim nächsten Mal besser mehr Zeit einplanen? Waren die Gäste zufrieden? Das Fazit wird dokumentiert, sodass du bei der nächsten Veranstaltung darauf zurückgreifen kannst.

Dein Arbeitstag als Veranstaltungskaufmann

Heute klingeln die Telefone heiß. Es stehen gleich zwei Veranstaltungen an, für die du zuständig bist. Ah – da wird schon der neue Messestand angeliefert. Ist er so, wie du dir ihn vorgestellt hast? Das hat ja terminlich gerade noch geklappt, denn morgen soll er schon auf der nächsten Messe eingesetzt werden. Du präsentierst deinen Kollegen die Neuheit und zeigst ihnen, wie sie den Stand aufbauen müssen. Außerdem soll für die Messe ein Firmen-Maskottchen eingesetzt werden. Du hast dir zusammen mit der Marketing-Abteilung ein Kostüm überlegt und in Auftrag gegeben. Es ist auch letzte Woche schon eingetroffen, doch leider in der falschen Größe. Sofort hast du es zurückgeschickt und eine Änderung veranlasst. Jetzt ist das neue Kostüm da und wird von dir abgesegnet. Für die Messe steht nun alles in den Startlöchern. Die Give-aways sind eingepackt, der Messestand verladen, das Personal bereit – es kann losgehen. Für dich geht es gleich mit dem nächsten Projekt weiter. Es steht ein Innenstadtfest am verkaufsoffenen Sonntag an, bei dem dein Unternehmen Mitorganisator ist. Du hast bereits mit den teilnehmenden Geschäften kommuniziert und dafür gesorgt, dass das Stadtfest-Logo in allen Schaufenstern angekommen ist. Heute triffst du dich mit dem Bürgermeister, der eine Eröffnungsrede halten soll. In der Stadt werden insgesamt fünf Bühnen aufgebaut, für die du Musiker und Tanzgruppen organisieren musst. Dabei darf das eingeplante Budget nicht überschritten werden. Zwischen Excel-Tabellen, Notiz-Zetteln und Taschenrechnern raufst du dir die Haare. Du wartest noch auf das Feedback von der Big Band der Uni. Das ist mit einem schnellen Telefonat eingeholt. Die Band freut sich auf ihren Gig und du bist zufrieden, denn nun ist endlich alles in trockenen Tüchern!

Inhalte der Ausbildung


Schulische Ausbildungsinhalte

Deine wichtigsten Fächer in der Berufsschule? Marketing, Veranstaltungsorganisation, Rechnungswesen, BWL. Auch das Veranstaltungsrecht geht nicht an dir vorbei. Besonders bei der Organisation von Großveranstaltungen müssen gesetzliche Vorschriften, wie zum Beispiel Sicherheitsvorkehrungen streng eingehalten werden. Außerdem solltest du die Grundlagen des Haftungs- und Versicherungsrechts kennen. Deutsch und Englisch gehören ebenfalls zu deinen Schulfächern. Kommunikation ist alles und ein freundliches, selbstbewusstes Auftreten wird dir so manchen tollen Auftrag bescheren. In großen Unternehmen wirst du auch international tätig sein und dazu Englisch und/oder weitere Fremdsprachen beherrschen müssen.

Betriebliche Ausbildungsinhalte

Im Betrieb wirst du Einblicke in die verschiedenen Abteilungen deines Unternehmens bekommen. Du wirst den Berufsalltag eines Veranstaltungskaufmanns oder einer Veranstaltungskauffrau anhand deiner Kollegen kennenlernen und wirst von Anfang an in kleinere Projekte mit eingebunden. So lernst du, wie du Veranstaltungspläne erstellst und die Kosten ermittelst. Du lernst auch, wie Angebote eingeholt werden und nach welchen Kriterien du das optimale Angebot herausfilterst. Bestellungen aufzugeben gehört auch in dein Aufgabenspektrum und du bist auch derjenige, der dafür sorgt, dass alle Termine eingehalten werden. Bei größeren Projekten müssen einzelne Aufgaben koordiniert werden. Bevor du mit Kunden und Auftraggebern in Kontakt kommst, bekommst du ein Beratungs- und Verkaufsgesprächstraining sowie ein Telefontraining. Und danach gilt: Übung macht den Meister!

Besonderheiten


Die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau gibt es sowohl als duale Ausbildung als auch in Form einer schulischen Ausbildung. In der schulischen Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bekommst du in der Regel kein Geld, eventuell musst du sogar Schulgeld bezahlen. Du bist allerdings in der Regel nicht die kompletten drei Jahre in der Schule, sondern wirst einen Teil der Zeit in einem Betrieb verbringen und dort dann auch ein Ausbildungsgehalt bekommen.





Voraussetzungen


Du
  • bist ein wahres Organisationstalent?
  • bist belastbar und kannst auch unter Zeitdruck arbeiten?
  • hast immer gute Ideen?
  • bist entscheidungsfreudig?
  • hast ein Improvisationstalent?
  • kannst selbstbewusst auftreten und überzeugen?
Wenn du dir noch nicht sicher bist, überprüfe doch mal, ob der Beruf des Eventmanagers der richtige Job für dich ist – mit unserem Berufsscout!

Schulische Voraussetzung

Viele Unternehmen stellen Bewerber mit Fachabitur oder Abitur ein. Du kannst dich auch mit einem guten Realschulabschluss bewerben.

Quellen:
Bei der Recherche für unsere Berufsbilder verwenden wir die Informationen von der Bundesagentur für Arbeit
sowie dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie .

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