AusbildungVeranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau

Deine Aufgaben als Veranstaltungskaufmann auf einen Blick:

• Organisation: Du kümmerst dich um das Marketing, die Kostenplanung und die Organisation von Veranstaltungen.
• Planung: Welcher Raum kann für wie viele Leute genutzt werden? Wie viel Personal wird benötigt? Diese und weitere Fragen stellst du dir bei der Planung von verschiedenen Events.
• Kaufmännisches: Du holst Angebote ein, gibst Bestellungen auf, führst Beratungs- und Verkaufsgespräche und führst Telefonate (sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch).
• Nachbesprechung: Nach den Veranstaltungen setzt du dich mit deinem Kunden zusammen und besprichst, was gut gelaufen ist und was nächstes Mal ggf. besser laufen könnte.

Deine Aufgaben als Veranstaltungskaufmann im Detail:

Organisation ist alles

Eine Band, die kurz vor ihrem Konzertauftritt feststellt, dass sie vor dem "falschen" Publikum spielt, hätte besser rechtzeitig fachliche Beratung und Unterstützung gesucht:

Auf Konzerten, Kongressen, Sportveranstaltungen und Messen kümmerst du dich als Veranstaltungskaufmann um Marketing, Kostenplanung und Organisation und sorgst dafür, dass die Veranstaltung wohlgeordnet über die Bühne gehen kann. Außerdem weist du das Personal ein und bist für den reibungslosen Ablauf der gesamten Veranstaltung verantwortlich - darunter fallen neben den organisatorischen vor allem auch kaufmännische Aufgaben: Als Veranstaltungskaufmann sorgst du für die gesicherte Finanzierung einer Veranstaltung und rührst mit gut durchdachten Marketingmaßnahmen die Werbetrommel. Wenn du ein Veranstaltungsprojekt angehst, erstellst du einen Veranstaltungs- und Personaleinsatzplan und organisierst die passenden Räumlichkeiten. Mit wie vielen Personen wird gerechnet und wie viele Personen dürfen sich nach Sicherheitsvorschriften maximal in den Räumlichkeiten bewegen? Wie soll dekoriert werden? Welche Einrichtung wird gewünscht? Wo steht die Bühne und wie viel Platz wird sie einnehmen? 
Wenn du dann noch alle benötigten Genehmigungen eingeholt hast, zum Beispiel von der Stadtverwaltung und von Anwohnern, kann die Party losgehen!

Nach der Veranstaltung ziehst du Bilanz und erstellst die Endabrechnung. Du setzt dich noch einmal mit deinem Kunden zusammen und fasst mit ihm die wichtigsten Eindrücke zusammen: Was hat besonders gut geklappt? Für was sollte man beim nächsten Mal besser mehr Zeit einplanen? Waren die Gäste zufrieden? Das Fazit wird dokumentiert, sodass du bei der nächsten Veranstaltung darauf zurückgreifen kannst. 

Dein Arbeitstag als Veranstaltungskaufmann

Heute klingeln die Telefone heiß. Es stehen gleich zwei Veranstaltungen an, für die du zuständig bist. Ah – da wird schon der neue Messestand angeliefert. Ist er so, wie du ihn dir vorgestellt hast? Das hat ja terminlich gerade noch geklappt, denn morgen soll er schon auf der nächsten Messe eingesetzt werden. Du präsentierst deinen Kollegen die Neuheit und zeigst ihnen, wie sie den Stand aufbauen müssen. Außerdem soll für die Messe ein Firmen-Maskottchen eingesetzt werden. Du hast dir zusammen mit der Marketing-Abteilung ein Kostüm überlegt und in Auftrag gegeben. Es ist auch letzte Woche schon eingetroffen, doch leider in der falschen Größe. Sofort hast du es zurückgeschickt und eine Änderung veranlasst. Jetzt ist das neue Kostüm da und wird von dir abgesegnet. Für die Messe steht nun alles in den Startlöchern. Die Give-aways sind eingepackt, der Messestand verladen, das Personal bereit – es kann losgehen.

Für dich geht es gleich mit dem nächsten Projekt weiter: Es steht ein Innenstadtfest am verkaufsoffenen Sonntag an, bei dem dein Unternehmen Mitorganisator ist. Du hast bereits mit den teilnehmenden Geschäften kommuniziert und dafür gesorgt, dass das Stadtfest-Logo in allen Schaufenstern angekommen ist. Heute triffst du dich mit dem Bürgermeister, der eine Eröffnungsrede halten soll. In der Stadt werden insgesamt fünf Bühnen aufgebaut, für die du Musiker und Tanzgruppen organisieren musst. Dabei darf das eingeplante Budget nicht überschritten werden. Zwischen Excel-Tabellen, Notiz-Zetteln und Taschenrechner raufst du dir die Haare. Du wartest noch auf das Feedback von der Big Band der Uni. Das ist mit einem schnellen Telefonat eingeholt. Die Band freut sich auf ihren Gig und du bist zufrieden, denn nun ist endlich alles in trockenen Tüchern! 

Schulische Ausbildungsinhalte

Deine wichtigsten Fächer in der Berufsschule? Für angehende Veranstaltungskaufleute sind Marketing, Veranstaltungsorganisation, Rechnungswesen und BWL besonders wichtig. Auch das Veranstaltungsrecht geht nicht an dir vorbei. Besonders bei der Organisation von Großveranstaltungen müssen gesetzliche Vorschriften, wie zum Beispiel Sicherheitsvorkehrungen, streng eingehalten werden. Außerdem solltest du die Grundlagen des Haftungs- und Versicherungsrechts kennen. Deutsch und Englisch gehören ebenfalls zu deinen Schulfächern. Kommunikation ist alles und ein freundliches, selbstbewusstes Auftreten wird dir so manchen tollen Auftrag bescheren. In großen Unternehmen wirst du auch international tätig sein und dazu Englisch und/oder weitere Fremdsprachen beherrschen müssen.

Betriebliche Ausbildungsinhalte

Im Betrieb wirst du Einblicke in die verschiedenen Abteilungen deines Unternehmens bekommen. Du wirst den Berufsalltag eines Veranstaltungskaufmanns oder einer Veranstaltungskauffrau anhand deiner Kollegen kennenlernen und wirst von Anfang an in kleinere Projekte mit eingebunden. So lernst du, wie du Veranstaltungspläne erstellst und die Kosten ermittelst. Du lernst auch, wie Angebote eingeholt werden und nach welchen Kriterien du das optimale Angebot herausfilterst. Bestellungen aufzugeben gehört auch in dein Aufgabenspektrum und du bist auch derjenige, der dafür sorgt, dass alle Termine eingehalten werden. Bei größeren Events müssen einzelne Aufgaben koordiniert werden. Bevor du mit Kunden und Auftraggebern in Kontakt kommst, bekommst du ein Beratungs- und Verkaufsgesprächstraining sowie ein Telefontraining. Und danach gilt: Übung macht den Meister! 

Die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau gibt es sowohl als duale Ausbildung als auch in Form einer schulischen Ausbildung.