Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau Ausbildung & Beruf

Veranstaltungskaufmann bei der Arbeit Veranstaltungskaufmann bei der Arbeit Veranstaltungskaufmann bei der Arbeit

Bildungsweg:

Duale Ausbildung

Schul­abschluss:

Realschulabschluss / Mittlere Reife

Ausbildungs­dauer:

3 Jahre


Deine Stärken

  • Mündlich und schriftlich kommunizieren
  • Andere beraten und überzeugen
  • Mit Zahlen und Grafiken arbeiten

Ausbildungs- und Einstiegs­gehalt

1. Jahr 839 €
2. Jahr 910 €
3. Jahr 1.045 €
Einstieg 2.434 €

Infos zum Beruf

Was macht ein Veranstaltungskaufmann?

Deine Aufgaben als Veranstaltungskaufmann auf einen Blick:

  • Organisation: Du kümmerst dich um das Marketing, die Kostenplanung und die Organisation von Veranstaltungen.
  • Planung: Welcher Raum kann für wie viele Leute genutzt werden? Wie viel Personal wird benötigt? Diese und weitere Fragen stellst du dir bei der Planung von verschiedenen Events.
  • Kaufmännisches: Du holst Angebote ein, gibst Bestellungen auf, führst Beratungs- und Verkaufsgespräche und führst Telefonate (sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch).
  • Nachbesprechung: Nach den Veranstaltungen setzt du dich mit deinem Kunden zusammen und besprichst, was gut gelaufen ist und was nächstes Mal ggf. besser laufen könnte.

Deine Aufgaben als Veranstaltungskaufmann im Detail:

Organisation ist alles

Eine Band, die kurz vor ihrem Konzertauftritt feststellt, dass sie vor dem "falschen" Publikum spielt, hätte besser rechtzeitig fachliche Beratung und Unterstützung gesucht:

Auf Konzerten, Kongressen, Sportveranstaltungen und Messen kümmerst du dich als Veranstaltungskaufmann um Marketing, Kostenplanung und Organisation und sorgst dafür, dass die Veranstaltung wohlgeordnet über die Bühne gehen kann. Außerdem weist du das Personal ein und bist für den reibungslosen Ablauf der gesamten Veranstaltung verantwortlich - darunter fallen neben den organisatorischen vor allem auch kaufmännische Aufgaben: Als Veranstaltungskaufmann sorgst du für die gesicherte Finanzierung einer Veranstaltung und rührst mit gut durchdachten Marketingmaßnahmen die Werbetrommel. Wenn du ein Veranstaltungsprojekt angehst, erstellst du einen Veranstaltungs- und Personaleinsatzplan und organisierst die passenden Räumlichkeiten. Mit wie vielen Personen wird gerechnet und wie viele Personen dürfen sich nach Sicherheitsvorschriften maximal in den Räumlichkeiten bewegen? Wie soll dekoriert werden? Welche Einrichtung wird gewünscht? Wo steht die Bühne und wie viel Platz wird sie einnehmen? 
Wenn du dann noch alle benötigten Genehmigungen eingeholt hast, zum Beispiel von der Stadtverwaltung und von Anwohnern, kann die Party losgehen!

Nach der Veranstaltung ziehst du Bilanz und erstellst die Endabrechnung. Du setzt dich noch einmal mit deinem Kunden zusammen und fasst mit ihm die wichtigsten Eindrücke zusammen: Was hat besonders gut geklappt? Für was sollte man beim nächsten Mal besser mehr Zeit einplanen? Waren die Gäste zufrieden? Das Fazit wird dokumentiert, sodass du bei der nächsten Veranstaltung darauf zurückgreifen kannst. 

Dein Arbeitstag als Veranstaltungskaufmann

Heute klingeln die Telefone heiß. Es stehen gleich zwei Veranstaltungen an, für die du zuständig bist. Ah – da wird schon der neue Messestand angeliefert. Ist er so, wie du ihn dir vorgestellt hast? Das hat ja terminlich gerade noch geklappt, denn morgen soll er schon auf der nächsten Messe eingesetzt werden. Du präsentierst deinen Kollegen die Neuheit und zeigst ihnen, wie sie den Stand aufbauen müssen. Außerdem soll für die Messe ein Firmen-Maskottchen eingesetzt werden. Du hast dir zusammen mit der Marketing-Abteilung ein Kostüm überlegt und in Auftrag gegeben. Es ist auch letzte Woche schon eingetroffen, doch leider in der falschen Größe. Sofort hast du es zurückgeschickt und eine Änderung veranlasst. Jetzt ist das neue Kostüm da und wird von dir abgesegnet. Für die Messe steht nun alles in den Startlöchern. Die Give-aways sind eingepackt, der Messestand verladen, das Personal bereit – es kann losgehen.

Für dich geht es gleich mit dem nächsten Projekt weiter: Es steht ein Innenstadtfest am verkaufsoffenen Sonntag an, bei dem dein Unternehmen Mitorganisator ist. Du hast bereits mit den teilnehmenden Geschäften kommuniziert und dafür gesorgt, dass das Stadtfest-Logo in allen Schaufenstern angekommen ist. Heute triffst du dich mit dem Bürgermeister, der eine Eröffnungsrede halten soll. In der Stadt werden insgesamt fünf Bühnen aufgebaut, für die du Musiker und Tanzgruppen organisieren musst. Dabei darf das eingeplante Budget nicht überschritten werden. Zwischen Excel-Tabellen, Notiz-Zetteln und Taschenrechner raufst du dir die Haare. Du wartest noch auf das Feedback von der Big Band der Uni. Das ist mit einem schnellen Telefonat eingeholt. Die Band freut sich auf ihren Gig und du bist zufrieden, denn nun ist endlich alles in trockenen Tüchern! 


Gut zu wissen...
  • Die tägliche Arbeit erledigen Veranstaltungskaufleute nicht nur im Büro. Sie machen auch Kundentermine oder arbeiten direkt vor Ort bei den verschiedenen Events.
  • Die Ausbildung Veranstaltungskaufmann bzw. Veranstaltungskauffrau gibt es seit 2001.
  • Die schulischen Inhalte sind im ersten Ausbildungsjahr identisch mit dem Lehrplan des Kaufmanns im Gesundheitswesen, des Sport- und Fitnesskaufmanns und des Kaufmanns für Tourismus und Freizeit.

Voraussetzungen

Wie werde ich Veranstaltungskauffrau?

Du

  • bist ein wahres Organisationstalent?
  • bist belastbar und kannst auch unter Zeitdruck arbeiten?
  • hast immer gute Ideen?
  • hast Spaß an kaufmännischen Tätigkeiten?
  • bist entscheidungsfreudig?
  • hast ein Improvisationstalent?
  • kannst selbstbewusst auftreten und überzeugen?

Wenn du dir noch nicht sicher bist, überprüfe doch mal, ob der Beruf des Eventmanagers der richtige Job für dich ist – mit unserem Berufs-Check!

Schulische Voraussetzung

Viele Unternehmen stellen Bewerber mit Fachabitur oder Abitur ein. Du kannst dich auch mit einer guten mittleren Reife bewerben. 

Ablauf und Inhalte

Wie läuft die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann ab?

Die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau gibt es sowohl als duale Ausbildung als auch in Form einer schulischen Ausbildung. 



Schulische Ausbildungsinhalte

Deine wichtigsten Fächer in der Berufsschule? Für angehende Veranstaltungskaufleute sind Marketing, Veranstaltungsorganisation, Rechnungswesen und BWL besonders wichtig. Auch das Veranstaltungsrecht geht nicht an dir vorbei. Besonders bei der Organisation von Großveranstaltungen müssen gesetzliche Vorschriften, wie zum Beispiel Sicherheitsvorkehrungen, streng eingehalten werden. Außerdem solltest du die Grundlagen des Haftungs- und Versicherungsrechts kennen. Deutsch und Englisch gehören ebenfalls zu deinen Schulfächern. Kommunikation ist alles und ein freundliches, selbstbewusstes Auftreten wird dir so manchen tollen Auftrag bescheren. In großen Unternehmen wirst du auch international tätig sein und dazu Englisch und/oder weitere Fremdsprachen beherrschen müssen.

Betriebliche Ausbildungsinhalte

Im Betrieb wirst du Einblicke in die verschiedenen Abteilungen deines Unternehmens bekommen. Du wirst den Berufsalltag eines Veranstaltungskaufmanns oder einer Veranstaltungskauffrau anhand deiner Kollegen kennenlernen und wirst von Anfang an in kleinere Projekte mit eingebunden. So lernst du, wie du Veranstaltungspläne erstellst und die Kosten ermittelst. Du lernst auch, wie Angebote eingeholt werden und nach welchen Kriterien du das optimale Angebot herausfilterst. Bestellungen aufzugeben gehört auch in dein Aufgabenspektrum und du bist auch derjenige, der dafür sorgt, dass alle Termine eingehalten werden. Bei größeren Events müssen einzelne Aufgaben koordiniert werden. Bevor du mit Kunden und Auftraggebern in Kontakt kommst, bekommst du ein Beratungs- und Verkaufsgesprächstraining sowie ein Telefontraining. Und danach gilt: Übung macht den Meister! 

Wie viel verdient man in der Ausbildung als Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau?

Während der Ausbildung als Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau kannst du mit folgenden Ausbildungsvergütungen rechnen:

  • 1. Ausbildungsjahr: 839 Euro
  • 2. Ausbildungsjahr: 910 Euro
  • 3. Ausbildungsjahr: 1.045 Euro

Du möchtest gerne mehr erfahren? Hier geht es zur Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau Gehaltsseite.

Karriere

Wie viel verdient man als Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau?

Als Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau kannst du nach deiner Ausbildung mit einem Einstiegsgehalt von 2.434 EUR rechnen.

Du möchtest gerne mehr erfahren?

Hier geht es zur Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau Gehaltsseite.

Bewerbung

Bewerbung Veranstaltungskaufmann

Mit deiner Bewerbung fängt alles an: Sie ist deine Eintrittskarte in das Berufsleben als Eventmanager. Doch dazu muss sie gut sein und sich von anderen Bewerbungen abheben. Wie funktioniert das?

Zunächst einmal ist die Stellenausschreibung wichtig. Hier bekommst du wichtige Informationen über Ausbildungsinhalte und Erwartungen an dich als Azubi. Außerdem solltest du dir Informationen über den Ausbildungsbetrieb einholen und dir gut überlegen, warum du dich genau da bewerben möchtest. Wenn dir etwas besonders ins Auge springt, zum Beispiel die Branche, in der das Unternehmen tätig ist, die Unternehmensphilosophie oder die internationale Reichweite des Betriebs, solltest du das im Anschreiben deiner Bewerbung erwähnen. Vielleicht kennst du das Unternehmen bereits aus deinem Freundes- oder Familienkreis oder hast selbst schon einmal ein Praktikum dort gemacht, was dir gut gefallen hat. Auch das ist ein großer Pluspunkt.

Aber du kannst auch mit anderen Praxiserfahrungen aus deinem Leben überzeugen. Wenn du in deiner Freizeit gern Partys organisierst oder in einem Sportverein eine Mannschaft betreust und sie zu Wettkämpfen begleitest, vielleicht schon mal ein Schulpraktikum in einer Werbeagentur gemacht hast oder in einem Callcenter Kundenakquise betrieben hast, sind das tolle Argumente, die für dich als passenden Kandidaten sprechen. Auch mit guten Noten in Mathe kannst du überzeugen, denn du wirst als Veranstaltungskauffrau viel mit Zahlen zu tun haben.

Im Lebenslauf belegst du deine Argumente aus dem Anschreiben mit konkreten Daten und Fakten.


Allgemeine Informationen zur Erstellung des Anschreibens und Lebenslaufs für deine Bewerbung findest du unter unseren Bewerbungstipps. Unsere Musterbewerbungen zeigen dir anhand von konkreten Beispielen, wie du deine Bewerbungsunterlagen gestalten kannst.

Zum Bewerbungsratgeber

Wie gut passt der Beruf Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau zu dir?

Der Beruf Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau passt gut zu dir, wenn ...

  • ... du dich in deinem Beruf gerne schick anziehen möchtest

Der Beruf Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau passt weniger zu dir, wenn ...

  • ... du nicht viel unterwegs sein möchtest
  • ... du nicht überweigend draußen arbeiten möchtest
Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau-Quiz

Wie lange dauert die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann/zur Veranstaltungskauffrau in der Regel?

In der Regel dauert die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann 3 Jahre.

Wo findet jedes Jahr die ITB (Internationale Tourismus Börse) statt?

Die ITB (Internationale Tourismus Börse) findet jedes Jahr in Berlin statt.

Wie wichtig ist das Organisationstalent bei Veranstaltungskaufleuten?

Organisationstalent ist bei Veranstaltungskaufleuten eine sehr wichtige Voraussetzung.

Ergebnis

Frage(n) richtig - Versuche es erst mal mit einem Praktikum, um dir selbst einen ersten Eindruck vom Beruf zu verschaffen.

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