Kaufmann / Kauffrau für Hotelmanagement Ausbildung & Beruf

Deine Aufgaben als Hotelkauffrau auf einen Blick

• Planung: Du trägst gebuchte Termine in den Kalender ein, aktualisierst Belegungspläne und kümmerst dich um die Personalplanung.
• Organisation: Du prüfst die Lagerbestände, berechnest den Bedarf und bestellst neue Lebensmittel. Außerdem nimmst du Reservierungen entgegen und überwachst Zahlungsvorgänge.
• Verkaufs- und Beratungsgespräche: Du bist ein zuverlässiger Ansprechpartner für (zukünftige) Gäste.

Deine Aufgaben als Hotelkauffrau im Detail

Hast du schon einmal in einem richtig guten Hotel übernachtet und dich gefragt, warum hier alles so reibungslos läuft? Jeder Angestellte schien seine Aufgaben genau zu kennen, deine Fragen wurden freundlich beantwortet, das Buffet wurde schneller nachgefüllt als du gucken konntest und du fühltest dich rundum gut betreut? Das verdankst du unter anderem den Hotelkaufleuten, die die verschiedenen Abläufe im Hotel koordinieren und immer den Überblick behalten.

Planung

Das Telefon klingelt. „Ah, Guten Morgen Frau Grünkohl. Ja, ich habe Ihre E-Mail bereits erhalten. Sie interessieren sich für den Konferenzraum? 400 Gäste werden erwartet? Möchten Sie auch unser Übernachtungsangebot wahrnehmen? Wunderbar. Am besten, Sie schicken mir Ihre Termin-Vorschläge direkt per E-Mail zu. Ich melde mich im Laufe des Tages, um Ihnen eine Rückmeldung zu geben und ein erstes Angebot zu unterbreiten. Sehr gut. Dann bedanke ich mich für Ihren Anruf. Bis dahin, Frau Grünkohl.“

Die zweitägige Konferenz mit circa 400 Personen bedeutet einen großen Personalaufwand. Das erfordert frühzeitige Planung und eine exzellente Organisation, die in deiner Verantwortung liegen. Die Erwartungen der Konferenz-Gastgeber sind hoch. Nachdem der Termin vereinbart wurde, trägst du ihn in den Terminkalender ein, aktualisierst die Belegungspläne und beginnst mit der Personalplanung. Welche Mahlzeiten werden bei der Konferenz gewünscht? Welche Speisen und Getränke sollen serviert werden? Nachdem du eine vorläufige Menüabfolge erstellt hast, besprichst du alle Details mit dem Küchenchef. Auch den Bedarf der Lebensmittel hast du bereits berechnet. Nun ist es Zeit, dem Kunden ein konkretes Angebot zu machen. Wenn er zufrieden ist, wird der Vertrag geschlossen und ggf. eine Anzahlung in Rechnung gestellt. Es kann mit der Organisation losgehen.

Organisation

Zu jedem Zeitpunkt muss im Hotel alles stimmen. Jeder Gast wünscht sich eine optimale Betreuung, schließlich hat er dafür bezahlt. Das bedeutet zum Beispiel, dass das Magazin ständig mit neuer Ware und neuen Lebensmitteln aufgefüllt werden muss. Du prüfst also die Lagerbestände, berechnest den Bedarf und bestellst neue Ware. Außerdem stellst du sicher, dass die Zimmer mit Handtüchern und Badezimmer-Artikeln ausgestattet sind. Dazu musst du manchmal auch selbst ran. Außerdem erstellst du Dienstpläne und verwaltest den Terminkalender. An der Rezeption nimmst du Reservierungen entgegen und führst die Belegungspläne gewissenhaft. Im Büro überprüfst du den Wareneingang, überwachst die Zahlungsvorgänge und betreibst Marktanalyse. Welche Bedürfnisse haben die Gäste? Was sind die aktuellen Trends? Wie kann dein Hotel am besten nach außen repräsentiert werden? Hast du Ideen für die Erneuerung eurer Homepage?

Verkaufs- und Beratungsgespräche

Da du einen kaufmännischen Beruf ausübst, führst du auch Verkaufs- und Beratungsgespräche. Du bist besonders an der Rezeption, aber auch an jedem anderen Ort im Hotel, an dem sich Gäste aufhalten, ein zuverlässiger und freundlicher Ansprechpartner. Auch der Umgang mit Beschwerden gehört dazu. Dabei ist es besonders wichtig, immer ruhig und freundlich zu bleiben. Das zeugt von hoher Professionalität!