Wie werde ich Assistenz der Geschäftsführung?
Es gibt keine klassische Ausbildung, nach der du dich Assistentin der Geschäftsführung nennen kannst. Oft verfügen die Bewerber über eine juristische oder kaufmännische Ausbildung oder ein Studium. Die Ausbildung zum Industriekaufmann, Kaufmann für Büromanagement oder auch der Studiengang Betriebswirtschaftslehre können dich deinem Traumberuf einen Schritt näherbringen. Wichtig ist es, vor allem nach dem Studium, praktische Erfahrungen zu sammeln, am besten bereits in relevanten Aufgabenfeldern wie dem Projektmanagement. Die beruflichen Voraussetzungen variieren aber von Betrieb zu Betrieb und hängen unter anderem mit der Größe oder der Branche zusammen. Auch eine Weiterbildung ist eine Option für dich. Diese schließt du mit einer Prüfung ab. Doch Vorsicht: nur eine IHK-Qualifizierung ist deutschlandweit anerkannt. Falls du deine Weiterbildung also auf einem privaten Institut machen willst, solltest du dir im Klaren darüber sein, dass diese nicht so angesehen ist, wie die der IHK. Grundsätzlich solltest du für den Job der Assistenz der Geschäftsführung folgendes mitbringen:
Voraussetzungen
- Loyalität
- Affinität zu Zahlen
- Organisiertes Arbeiten
- Koordinationsvermögen
- Überdurchschnittliches Engagement
- Stressresistent
- Kommunikativ
- Fremdsprachenkenntnisse
Alternative Ausbildungen zum Beruf Assistent der Geschäftsführung
Mit deinem Abschluss in der Tasche und mehrjähriger Berufserfahrung kannst du dich durch dein fachliches Wissen und deine praktische Berufserfahrung auf ausgeschriebene Stellen als Assistenz bewerben.
So kannst du als Kaufmann für Büromanagement bereits in einem Wirtschaftsunternehmen deine Ausbildung machen. Deine Tätigkeiten sind sehr vielfältig. Dazu gehören neben Bürokommunikation und organisatorischen Aufgaben auch Rechnungswesen, Buchführung, Personalverwaltung und Kundenbetreuung.
Du willst lernen wie man eine Botschaft mithilfe von Medien näher an eine Zielgruppe bringt? Dann ist die Ausbildung zum Kaufmann für Marketingkommunikation die richtige für dich. Du entwickelst Werbe- und Kommunikationskonzepte, organisierst Kampagnen und überwachst ihren Verlauf.
Als Industriekaufmann unterstützt du Unternehmensprozesse von der Auftragsbearbeitung bis hin zum Kundenservice. Deine Einsatzgebiete sind vielfältig und können im Marketing, Vertrieb, in der Logistik, dem Personalmanagement oder im Rechnungswesen liegen.
Wenn deine Stärke in der Mathematik liegt, ist der Beruf Buchhalter vielleicht etwas für dich. In diesem arbeitest du mit Zahlen, Statistiken und Belegen. Du sorgst dafür, dass alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens nachvollziehbar festgehalten werden und berechnest zusätzlich den Umsatz und Gewinn.
Assistentin der Geschäftsführung infolge eines Studiums
Studieren und anschließend praktische Erfahrung sammeln – auch dieser Weg führt zum Job Assistent der Geschäftsführung.
Das Studium der Betriebswirtschaftslehre beinhaltet Module, in denen du die Analyse, Gestaltung und die Führung der wirtschaftlichen Entwicklung eines Unternehmens beigebracht bekommst. Du wirst mit Aufgaben aus den Bereichen Marketing, Controlling, Steuerwesen, Bankwesen, Materialwesen und Operations-Research vertraut gemacht. Auch ein anschließender Masterstudiengang ist eine Option.
Das Studienfach Kommunikationswissenschaften kannst du sowohl als Bachelor- als auch als Masterstudiengang studieren. Durch anschließende praktische, berufliche Erfahrung kommst du deinem Traumjob näher. Du erwirbst umfassende Kenntnisse über Medienstrukturen und Wirkungsmechanismen und beschäftigst dich mit empirischen Forschungsmethoden. Der Studiengang orientiert sich stark an der beruflichen Praxis, um dir und anderen Studierenden den Einstieg in den Beruf zu erleichtern. Das ist ein großer Vorteil für dich.
Was macht ein Assistenz der Geschäftsführung?
Deine Aufgaben als Assistent der Geschäftsführung sind sehr umfangreich. Diese variieren natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Dennoch gibt es ein paar Aufgabenbereiche, die sich überall wiederfinden.
Das Besprechungsmanagement lebt durch deine Organisation als Assistenz
In deinem Job als Assistent der Geschäftsführung bist du für die Planung von Treffen verantwortlich. Du bereitest Besprechungen und Konferenzen vor, indem du zum Beispiel den zeitlichen Rahmen festlegst. Dazu stimmst du mögliche Termine mit den Teilnehmern ab und sorgst dafür, dass bei den Meetings mit der Geschäftsleitung alles rund läuft. Dazu gehört, dass die Teilnehmer im Vorfeld eine Agenda bekommen, damit sie sich auf die Besprechung einstellen können. Du bereitest die benötigten Unterlagen wie Präsentation und/oder Handouts vor und schaust, ob in dem Konferenzraum alle benötigten Materialien zur Verfügung stehen. Funktioniert der Beamer? Sind noch genug leere Blätter auf dem Flipchart? Ist der Moderationskoffer noch gut bestückt? Stehen Heiß- und Kaltgetränke bereit? Dein Job ist es bei fehlenden Utensilien rechtzeitig für Nachschub zu sorgen. Während der Sitzung führst du Protokoll und versendest dieses im Nachgang an die Teilnehmer.
Dein Job als Assistent der Geschäftsführung - die Dokumentenerstellung
In diesem Aufgabenbereich ist es dein Job, Präsentationen, Berichte und andere Unterlagen zu erstellen. Die fehlerfreie und genaue Erarbeitung dieser ist somit eine anspruchsvolle Aufgabe. Um deiner Tätigkeit optimal nachzugehen, arbeitest du viel mit den Bereichs- und Abteilungsleitern zusammen, um relevante Daten von diesen zu erhalten. Regelmäßig bekommst du aus jeder Fachabteilung Informationen angeliefert, die du zusammenträgst und ansprechend aufbereitest, so zum Beispiel die letzten Gewinne aus dem Bereich Controlling. Damit die Unterlagen wie Monats-, Quartals- und Jahresberichte einheitlich aussehen, ist es ganz wichtig, dass du das Corporate Design einhältst. Bei deiner Arbeit hast du auch mit vertraulichen Geschäftszahlen zu tun, weshalb absolute Verschwiegenheit für dich eine Selbstverständlichkeit sein muss. Hinzu kommt, dass du zum Teil eigene Projekte leitest bzw. koordinierst oder für Auswertungen, Analysen und Co. komplett selbst verantwortlich bist. Diese können auch für einen Kunden aus dem Ausland sein. Denn du bist nicht nur intern, sondern auch extern der erste Ansprechpartner.
Die typischen Büroaufgaben der Assistenz der Geschäftsführung
Assistenz = Chefsekretärin? Ja, auch typische Verwaltungsaufgaben gehören zu deinem Job, wenn du die Geschäftsleitung unterstützen willst. Um dieser auch jederzeit den Rücken freizuhalten, bist du außerdem ein bisschen "Mädchen für alles". Du organisierst Reisen, buchst Hotelzimmer und Flüge und erstellst die Spesenabrechnung. Weiterhin kümmerst du dich um den "Papierkram", im Fall eines Außeneinsatzes kann das die Reisekostenabrechnung sein. Du hilfst der Geschäftsleitung bei der zeitlichen Planung, beispielsweise bei der Abfahrtszeit eines Zuges. Du arbeitest somit nicht nur auf Zuruf, sondern erfüllst eigenständig dein Aufgabenportfolio. Auch wenn heutzutage ein Großteil der Kommunikation elektronisch stattfindet - ganz ohne Papier und Schreibzeug geht es dann doch nicht. Du weißt genau, welcher Vorrat gerade zur Neige geht und bestellst benötigtes Büromaterial rechtzeitig nach. Je nachdem, wie das Unternehmen organisiert ist, löst du die Bestellung selbst aus oder gibst den Bedarf an den Einkauf weiter. Die Bearbeitung von E-Mails am Morgen oder die Beantwortung von Anfragen aus dem Ausland – auch hier nimmst du der Geschäftsleitung durch dein Wissen und deine Fremdsprachenkenntnisse viel Arbeit ab. Da du auf deiner Arbeitsstelle der erste Ansprechpartner für diverse Belange bist, kümmerst du dich ebenfalls um die Klärung von Personalfragen und bist der Vermittler zwischen Mitarbeiter und Chef.
Besonderheiten
Die Loyalität der Assistenz ist sehr wichtig
Durch deine Position als Assistentin erhältst du Einblicke in alle Bereiche und kennst wichtige, sogar geheime Informationen des Betriebs. Aus diesem Grund hast du das vollste Vertrauen der Geschäftsleitung. Diese verlässt sich voll und ganz auf dich. Du weißt über jede Geschäftsbeziehung Bescheid und behältst geheime Informationen für dich. Deshalb unterstützt du auch bei fachlichen Fragen, da außer dir nur wenige Mitarbeiter Einblicke in diese haben. Bei Entscheidungen, die Auswirkungen für alle Mitarbeiter haben oder beispielsweise den Umsatz beeinflussen können, kann dein Job auch mal stressig werden. Hier musst du einen kühlen Kopf bewahren und ein Urteil fällen, welches für alle Mitarbeiter von Vorteil ist. Natürlich weiß man aber deinen intensiven Einsatz sowie deine Vertrauenswürdigkeit zu schätzen, dementsprechend hoch fällt die Entlohnung aus.
Deine Aufstiegschancen als Assistenz der Geschäftsführung
Wenn du deinen Job besonders gut ausübst, hast du sowohl innerbetrieblich als auch außerbetrieblich eine super Chance, beruflich aufzusteigen. Deine lange Berufserfahrung als Assistenz sowie hervorragende Leistungen kannst du mit deinem Arbeitszeugnis belegen. Nach zwei bis drei Jahren ist es möglich, dass du in deiner aktuellen Arbeitsstelle mehr Verantwortung und vielleicht sogar die Stelle des Abteilungsleiters übernimmst. Da du alle Abläufe kennst, fällt dir diese Position bestimmt nicht schwer. Wenn du eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen hast und dich weiter qualifizieren möchtest, kannst du sogar berufsbegleitend deinen Fachwirt bei der IHK machen.