Rund die Hälfte der in der Studie Azubi-Recruiting Trends 2020 befragten Auszubildenden und Ausbildungsverantwortlichen nennt als geeigneten Zeitpunkt für das Gespräch den Beginn des letzten Ausbildungsjahres. Als Ausbilder sind Sie also gefragt, neben dem Onboarding Ihrer neuen Auszubildenden auch die Gespräche mit den „alten“ Azubis, die nun ins dritte Lehrjahr kommen, zu organisieren.

Wichtige Fragen für das Übernahmegespräch sind:

  • Wie hat sich der Azubi im ersten und zweiten Ausbildungsjahr entwickelt?
  • Was hat der Azubi bisher geleistet? Welche Erfolge konnte er verbuchen?
  • Wo sehen Sie als Ausbilder seine Stärken und Schwächen? (Fremdeinschätzung)
  • Wo sieht der Azubi seine Stärken und Schwächen? (Selbsteinschätzung)
  • Wie könnte die künftige Beschäftigung aussehen? Hat der Azubi eine Wunschabteilung? Stimmt dieser Wunsch mit der Personalplanung des Ausbildungsbetriebs überein? Welche Alternativen gibt es, wenn es mit dem Wunsch nicht klappt?
  • Wie muss das dritte Ausbildungsjahr gestaltet werden, um den Azubi auf seine zukünftige Aufgabe vorzubereiten? (z. B. Weiterentwicklungsmaßnahmen vereinbaren)
  • Was sind die vertraglichen Konditionen, wenn der Azubi nach seinem Abschluss als Fachkraft übernommen wird?
  • Wie geht es weiter? (z. B. nächstes Gespräch, Termin zur Vertragsunterzeichnung)

Regelmäßige Gespräche

Um die Entwicklung des Azubis in seiner bisherigen Ausbildung zu beurteilen, können Sie auf die Ergebnisse der Mitarbeitergespräche zurückgreifen, die Sie bislang geführt haben. Regelmäßige Feedback-, Entwicklungs- und Leistungsbeurteilungsgespräche geben dem Auszubildenden Sicherheit und tragen gleichzeitig zur Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen bei. Einige Termine können Sie bereits zu Ausbildungsbeginn vereinbaren, beispielsweise:

  • zum Abschluss des Einarbeitungsprogramms
  • zum Ende der Probezeit
  • nach Beendigung einzelner größerer Ausbildungsabschnitte (z. B. bei Rotationsverfahren)
  • zum Ende des ersten Lehrjahres
  • nach der Zwischenprüfung

Kriterien und Tools zur Beurteilung

In den o. g. Mitarbeitergesprächen werden in der Regel verschiedene Kriterien aus den Bereichen Leistung und Verhalten beurteilt, die idealerweise mit Beurteilungsbögen dokumentiert werden. Beispielhafte Beurteilungskriterien im Überblick sind:

  • Entwicklungsfähigkeit, Lernbereitschaft und Auffassungsgabe
  • Selbstständigkeit und Selbstorganisation
  • Motivation, Ausdauer und Belastbarkeit
  • Engagement und Verantwortungsübernahme
  • Arbeitsqualität und Zuverlässigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Kooperationsbereitschaft und Teamfähigkeit

Durch eine regelmäßige Beurteilung wird die Entwicklung des Auszubildenden sichtbar gemacht und seine Stärken, aber auch seine Schwächen aufgezeigt. Bei der Vorbereitung der Übernahme als Fachkraft ist es wichtig, dass das Profil des Azubis zu den Anforderungen der angedachten Stelle passt, dass er seine Stärken einbringen und sein Potenzial voll entfalten kann. Tipp: Auch der Azubi kann einen Bogen ausfüllen und sich damit selbst reflektieren.

Arbeitshilfen: Wenn Sie noch keinen standardisierten Beurteilungsbogen in Ihrem Unternehmen im Einsatz haben, können Sie die folgenden  Vorlagen nutzen, um sich Anregungen zu holen und daraus Ihren eigenen Bogen zu entwickeln. Denken Sie in diesem Zusammenhang auch daran, Ihren Betriebsrat mit einzubeziehen; nach §94 BetrVG muss dieser der Aufstellung allgemeiner Beurteilungsgrundsätze zustimmen. 

Wie das Ausfüllen der Bögen konkret gehandhabt wird, ist Ihrem Unternehmen natürlich selbst überlassen: Paper-Pencil, als Formular zum Ausfüllen am PC, oder mit einem Online-Umfragetool.

Kompetenzen erkennen und einsetzen

Die Auseinandersetzung mit den individuellen Stärken und Schwächen Ihrer Angestellten ist ein wesentlicher Punkt in der Azubi- und Mitarbeiterbeurteilung. Eine kontinuierliche und dokumentierte Selbst- und Fremdeinschätzung der Beschäftigten ist hilfreich, um persönliche Stärken und besondere Kompetenzen zu erkennen und weiter auszubauen.

Tipp: Schauen Sie als Ausbilder auf die natürlichen Begabungen, die Ihr Azubi von Haus aus mitbringt, sowie auf die besonderen Stärken und Fähigkeiten, die er im Laufe seiner Ausbildung gezeigt und entwickelt hat. Stellen Sie sich die Frage, wie Sie diese weiter fördern können, beispielsweise durch

  • Schulungsteilnahme / Weiterbildung
  • Mitarbeit in Projekten / eigene Projekte
  • Übernahme von Sonderaufgaben
  • (Wiederholter) Einsatz in der zukünftigen Fachabteilung

Die vereinbarten Maßnahmen sollten in dem Gespräch ebenfalls dokumentiert und im nächsten Gespräch dann reflektiert werden.

Exkurs Stärken und Schwächen: Wir Menschen haben alle unsere Eigenheiten. Über die Frage, wer eigentlich darüber entscheidet, welche dieser Eigenheiten positiv oder negativ sind, lässt sich lange philosophieren. Fest steht: Häufig meinen wir, unseren (vermeintlichen) Schwächen den Kampf ansagen zu müssen, um ein besserer Mensch zu werden. Und in diesen Kampf investieren wir viele Ressourcen. Ressourcen, die wir an anderer Stelle viel besser einbringen könnten. Reiten Sie als Ausbilder also nicht zu sehr auf den Schwächen Ihres Azubis und deren Beseitigung herum, sondern richten Sie Ihren Blick auf seine Stärken und sein Potenzial und bestärken Sie ihn in seinen besonderen Fähigkeiten. So wird er motiviert an seine neuen Aufgaben als Fachkraft herangehen und seine Stärken gewinnbringend einsetzen.

Vertragsgestaltung und Rechtliches

Die Übernahme Ihres Azubis sollten Sie rechtzeitig vertraglich regeln, d. h. in den letzten sechs Monaten des Berufsausbildungsverhältnisses (vgl. § 12 (1) Berufsbildungsgesetz). Voraussetzung, dass Sie Ihren Azubi übernehmen können, ist, dass dieser seine Abschlussprüfung bestanden hat. Achtung: Beschäftigen Sie Ihren Azubi nach erfolgreich bestandener Abschlussprüfung ohne vorherige Vereinbarungen weiter, so kommt dies einem unbefristeten Arbeitsvertrag gleich (§ 24 BBiG). Man spricht dann von einer „versehentlichen Übernahme“.

Sonderfälle: Wenn in Ihrem Ausbildungsbetrieb ein Tarifvertrag gilt, gibt es möglicherweise eine Übernahmegarantie. Diese kann auf ein oder zwei Jahre befristet oder auch unbefristet sein. Mitglieder der Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) müssen Sie unbefristet weiterbeschäftigen, wenn diese die Übernahme innerhalb der letzten drei Monate vor Beendigung ihrer Ausbildung schriftlich einfordern.

Bis auf diese Ausnahmen sind Sie in der Vertragsgestaltung frei, d. h. Sie können den Vertrag befristen oder einen unbefristeten Vertrag abschließen. Auch wenn Sie den Azubi bereits kennen, können Sie eine neue Probezeit vereinbaren, um damit zu erproben, wie gut die Nachwuchskraft ihre neuen Aufgaben erfüllt. Üblich sind Probezeiten zwischen drei und sechs Monaten.

Und wenn es mit der Übernahme nicht funktioniert? Auch wenn Sie einen Azubi nicht übernehmen können oder wollen, sollten Sie frühzeitig ein Gespräch terminieren und Ihrem Azubi damit die Chance geben, sich rechtzeitig bei einem anderen Unternehmen zu bewerben und sich bei der Agentur für Arbeit zu melden.

Fazit

Azubis möchten frühzeitig Gewissheit haben, wie es nach der Ausbildung weitergeht. Ungewissheit kann schnell zu einem Wechselwunsch führen, so eines der Ergebnisse des Qualitätsreports Ausbildung 2020 von AUBI-plus. Nur rund zwei Drittel der befragten Auszubildenden haben den klaren Wunsch, in ihren Ausbildungsbetrieb übernommen zu werden; 12,3 Prozent möchten dies nicht und 8,5 Prozent sind noch unentschlossen. In den Freitexten der in der Studie befragten Azubis kommt eine große Unzufriedenheit mit dem Übernahmeprozess zum Ausdruck. Beklagt werden immer wieder zähflüssige Entscheidungsprozesse und unklare Karriereperspektiven (vgl. S. 67 Qualitätsreport Ausbildung 2020). Sorgen Sie als Ausbilder also für Klarheit. Überprüfen Sie Ihren Übernahmeprozess und suchen Sie frühzeitig das Gespräch mit Ihren Azubis, um junge Potenzialträger an Ihr Unternehmen zu binden.

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