Nicht beleidigt sein!

Schauen wir uns zunächst den Fall an, dass die bzw. der Auszubildende von sich aus einen Wechsel anstrebt. Das ist zwar bedauerlich (meistens jedenfalls), aber kein Grund, beleidigt zu sein. Je nach der angestrebten zukünftigen Perspektive ist es ja vielleicht lohnenswert, den Versuch einer Rückwerbung zu machen. Bietet der andere Arbeitgeber wirklich so viel mehr? Kann man da noch etwas angleichen, um den Wechsel zu verhindern? Das kann funktionieren, wenn Geld der Grund ist. Geht es aber darum, neue Erfahrungen zu sammeln, spielt die Vergütung keine so gewichtige Rolle. Dann bleibt nur Ihr Angebot, später ins Unternehmen zurückzukehren. Ist der Grund für den Wechsel aber eine räumliche Veränderung, vielleicht noch in Verbindung mit der Liebe zu einem dort lebenden Partner, wird es schwierig. Eine Rückkehroption allerdings sollten Sie immer unterbreiten. Praxistipp: Über Netzwerke wie XING und LinkedIn können Sie den Kontakt zu dem Azubi zu halten.

Vielleicht helfen auch Angebote, eine Weiterbildung zu unterstützen oder zu übernehmen. Bei einem Studium käme die Möglichkeit eines berufsbegleitenden oder dualen Studiums in Frage. So könnte sich der Azubi weiterbilden, seinen Studienwunsch erfüllen und bliebe Ihrem Unternehmen zugleich erhalten. Das wird sicher nicht in der Mehrzahl der Fälle funktionieren, aber einen Versuch ist es – bei entsprechender Begründung des geplanten Fortgangs – häufig wert. Auch andere Formen der Weiterbildung, beispielsweise die Meisterschule, könnten interessant sein. 

Wichtig ist es in jedem Fall, das Sie den wirklichen Grund für die Entscheidung erfahren. Lehnt der Azubi beispielsweise die Übernahme ab, obwohl er noch keinen neuen Arbeitsplatz gefunden hat, ist doch die Frage: Warum? Liegt es am Betriebsklima? Wurde der Azubi vielleicht gemobbt? Oder gibt es Führungsprobleme, die der Grund für die Entscheidung sind? Möglicherweise wird es zu spät sein, den Azubi doch noch zu halten, aber zumindest könnten in solchen Fällen die Ursachen beseitigt werden, um solche Fälle künftig zu verhindern.

Wie sage ich es am besten?

Liegt der Fall andersherum und die Beendigung der Beschäftigung geht von Ihnen als Ausbildungsbetrieb aus, sind die Gründe dafür wichtig und sollten möglichst offen kommuniziert werden. Ist es beispielsweise die wirtschaftliche Situation, können Sie bei offener Kommunikation mit Verständnis rechnen.

Liegt es an den Leistungen des Azubis, sei es im persönlichen, menschlichen oder fachlichen Bereich, gilt es im Grunde genauso. Eigentlich dürfte die Entscheidung dann für den jungen Menschen nicht überraschend kommen, denn sie bzw. er sollte im Rahmen der regelmäßigen Feedbackgespräche ausreichend Hinweise erhalten haben, dass man mit ihr bzw. ihm nicht zufrieden ist. 

Dann wird sich nicht immer verhindern lassen, dass der – ehemalige – Azubi schlechte Presse für seinen Ausbildungsbetrieb macht. Allerdings wird die Gefahr geringer, je besser der Ausstieg vorbereitet und begründet wird.

Fair ist Trumpf

Auch wenn es am Verhalten oder der Leistung der bzw. des Auszubildenden liegt, sollte die Trennung möglichst fair und wertschätzend erfolgen. Der Spruch „man begegnet sich immer zweimal im Leben“ ist ja nicht aus der Luft gegriffen. Vielleicht trifft man in späteren Jahren auf den ehemaligen Azubi, der in einem anderen Unternehmen Karriere gemacht hat und an entscheidender Stelle für eine Auftragsvergabe sitzt. Dann könnte sich ein schlecht gemachtes Offboarding später rächen. Aber davon unabhängig sollte man mit Menschen immer fair und wertschätzend umgehen. Gerade am Ende der Ausbildung sind die jungen Menschen oft noch in einem Alter, in dem sie durch positive oder negative Erfahrungen für ihr künftiges Leben geprägt werden. Das sollte nicht unterschätzt werden.

Exkurs faire Kommunikation: Was ist wichtig?

Diese 21 Leitsätze des Karlsruher Manifest zur fairen Kommunikation sollen helfen, eine faire Kommunikation zu gewährleisten: 

1.    Ich respektiere mein Gegenüber.
2.    Ich bin ehrlich.
3.    Ich rede und höre zu.
4.    Ich bin freundlich, höflich und hilfsbereit.
5.    Ich nerve nicht und dränge nichts auf.
6.    Ich nutze nicht aus und zocke nicht ab.
7.    Ich bin offen für Kritik und nutze Feedback.
8.    Ich stelle kompetente Gesprächspartner zur Verfügung.
9.    Ich respektiere die Privatsphäre meines Gegenübers.
10.  Ich halte Grenzen ein.
11.  Ich pflege persönliche Beziehungen.
12.  Ich bringe jedem Wertschätzung gegenüber.
13.  Ich kommuniziere offen und transparent.
14.  Ich kommuniziere verständlich und verständnisvoll.
15.  Ich achte stets auf beidseitigen Nutzen.
16.  Ich halte meine Versprechen.
17.  Ich baue langfristige und  nachhaltige Beziehungen auf.
18.  Ich gebe Fehler zu.
19.  Ich nehme mir Zeit.
20.  Ich respektiere Individualität und kulturelle Unterschiede.
21.  Ich übernehme Verantwortung für mein Handeln.

Quelle: Karlsruher Manifest zur fairen Kommunikation


Ziel des Offboardings

Ziel muss es immer sein, dass die bzw. der Auszubildende Ihr Unternehmen ohne Groll verlässt. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels können negative Aussagen frustrierter ehemaliger Mitarbeiter die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens negativ beeinflussen. Potenzielle Bewerberinnen und Bewerber schauen sich durchaus in den entsprechenden Online-Plattformen mit Unternehmensbewertungen um. Häufen sich dort schlechte „Kritiken“ ehemaliger Mitarbeiter, sinkt die Bereitschaft, sich dort zu bewerben. 

Ihr Unternehmen sollte auch für den nicht übernommenen Azubi attraktiv bleiben. Vielleicht wird man ja später – bei verbesserter Auftragslage – gern wieder auf sie bzw. ihn zurückkommen. Das funktioniert aber nur bei einer sauberen, gut gemachten Trennung. Wichtig ist daher, dass der nicht übernommene Auszubildende die Gründe dafür versteht und nachvollziehen kann. Ganz gleich, ob sie im persönlichen Bereich liegen – dann ist es oft etwas schwerer – oder an der wirtschaftlichen Situation.

Unterstützen, so gut es geht

Wenn die Übernahme nicht möglich ist – aus welchen Gründen auch immer – sollten Sie dem jungen Menschen Unterstützung anbieten. Das kann schon während der Ausbildung geschehen, beispielsweise

  • durch die Nutzung von Kontakten zu anderen Unternehmen,
  • dem Zeitgeben für Bewerbungsschreiben und -gespräche,
  • der Hilfe bei der Erstellung von Bewerbungsschreiben sowie
  • der Kontaktherstellung zur Arbeitsagentur. 

Die Ausstellung eines wertschätzenden Zeugnisses sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Für die frühzeitige Bewerbung kann auch die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses sinnvoll sein.

Rechtliches

Endet die Beschäftigung, oder in diesem Fall die Ausbildung, ist eine Reihe administrativer Arbeiten erforderlich. Meistens erfolgen diese natürlich nicht bei Ihnen, sondern bei Ihren Kolleginnen und Kollegen aus der Gehalts- oder Personalabteilung. Dennoch können Sie als Ausbildungsverantwortlicher ein Auge darauf haben, dass alles möglichst schnell und vollständig erfolgt. 

  • Wichtig ist vor allem die Abmeldung bei der Krankenkasse, denn diese muss sich nach erfolgter Abmeldung (spätestens sechs Wochen nach dem Ende der Beschäftigung) um den weiteren Krankenversicherungsschutz kümmern. 
  • Kommt es nicht zu einem nahtlosen Anschluss durch eine neue Beschäftigung, stehen auch die Arbeitslosmeldung und das Arbeitslosengeld im Raum. Die hierfür notwendigen Entgeltbescheinigungen sollten so schnell wie möglich übermittelt werden, damit der ehemalige Mitarbeiter nicht in ein finanzielles Loch fällt, sondern die Leistung des Arbeitsamtes möglichst schnell erhalten kann.
  • Stehen noch Zahlungen aus, also etwa ein anteiliges Weihnachtsgeld oder eine Urlaubsabgeltung, so sollten diese ebenfalls so schnell wie möglich geleistet werden.

Praxistipp: Einige ganz praktische Dinge sind ebenfalls wichtig, etwa die Rückgabe von Werkzeugen oder Handys, Schlüsseln, Schlüsselkarten, Hausausweise usw. Auch Zugangsberechtigungen zum Computersystem oder zum Betriebsgelände sollten zeitnah gelöscht werden. 

Fazit

Der erste Eindruck ist wichtig, aber auch der letzte. Denn der bleibt meist am längsten in Erinnerung und entscheidet darüber, wie die Betroffenen ihren früheren Arbeitgeber beurteilen und wie sie über ihn sprechen.
Praxistipp: Am besten erstellen Sie für solche Fälle eine Checkliste, in der alle notwendigen Aktivitäten aufgelistet werden, ganz gleich, wer im Unternehmen konkret dafür zuständig ist. Eine beispielhafte Offboarding-Checkliste hat das Team von AUBI-plus für Sie vorbereitet. >> zur Offboarding-Checkliste

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