Die Postkorbübung – so funktioniert sie

Folgende Fragen kannst du dir zur Lösung der Aufgabe stellen:

• Welche Aufgabe ist am wichtigsten und muss zuerst erledigt werden?
• Wo muss ich eventuell einen Abgabetermin beachten?
• Bei welcher Aufgabe kann die Erledigung noch etwas warten?
• Welche Aufgabe kann ich delegieren, also an andere Kollegen weitergeben?
• Welche Aufgabe muss von mir persönlich durchgeführt werden?

Beachte, dass die Erledigung der Aufgaben durch das Tagesgeschäft, Mitarbeitergespräche oder zusätzliche Telefonate gestört werden kann. Nicht selten bauen die Personaler diese zusätzlichen Stressfaktoren in die Übung ein. Teilweise ist die Aufgabe auch so konzipiert, dass sie in der vorgegebenen Zeit gar nicht zu schaffen ist.

Folgende Eigenschaften werden in dieser Übung geprüft:

• Stressresistenz
• Analytische Fähigkeiten
• Konzentrationsfähigkeit
• Kritikfähigkeit
• Entscheidungsfähigkeit bzw. -freudigkeit

Tipps für die Postkorbübung:

• Lies dir alle Informationen gründlich durch und sortiere sie nach Priorität und Dringlichkeit.
• Erstelle dir zur besseren Übersicht einen Zeitplan.
• Scheu dich nicht davor, Entscheidungen zu treffen. Darauf kommt es in dieser Übung an.
• Berücksichtige die Konsequenz deiner Entscheidungen.
• Arbeite ergebnisorientiert.

Die Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben kannst du mit Hilfe dieser Tabelle einschätzen:

	Hohe Priorität	Niedrige Priorität
Hohe Dringlichkeit	A	B
Niedrige Dringlichkeit	C	D

Allen Elementen des Postkorbs kannst du somit einen entsprechenden Buchstaben (also die Wichtigkeit) zuweisen und die Reihenfolge für deine Bearbeitung bestimmen.

Themen für eine Postkorbübung:

1. Du bist Azubi in einem Unternehmen. Von deinem Ausbilder erhältst du die Aufgabe, einen Postkorb bestehend aus 9 Bewerbungen, 5 Rechnungen, 2 Mahnungen und 4 Anfragen zu bearbeiten. Dein Ausbilder nennt dir drei Kriterien, nach denen du den Postkorb zu bearbeiten hast.
2. Du bist stellvertretender Marketingleiter in Unternehmen X und gerade von einer anstrengenden Dienstreise wieder gekommen. Nun musst du den Berg an E-Mails abarbeiten, der sich in deiner Abwesenheit angesammelt hat. Am Nachmittag hast du allerdings schon den nächsten wichtigen Termin.
3. Du hast gerade an einem wichtigen Meeting teilgenommen. Nun kehrst du an deinen Schreibtisch zurück und findest diverse Telefonnotizen vor (Anruf vom Geschäftspartner, Kooperationsanfrage, Einladung zur Hochzeit eines Kollegen etc.).