Gerade die jungen Leute der Generation Z erwarten im Bewerbungsprozess den Einsatz der digitalisierten Möglichkeiten. Sie wünschen sich eine zügige Rückmeldung und Bearbeitung ihrer Bewerbungen. Im War for Talents ist Schnelligkeit und Effizienz somit eine Schlüsselkompetenz.  Die jungen Digital Natives sehen zudem die Vorteile der Digitalisierung und den Einsatz Künstlicher Intelligenz. Gleichzeitig fühlen sie sich für den Umgang mit solcher Software gewappnet. Grundsätzlich handelt es sich bei Künstlicher Intelligenz um selbstlernende Algorithmen, die für eine bestimmte Zielsetzung programmiert werden. Die Einführung von KI bedarf aber bestimmter Voraussetzungen. Doch dazu später mehr. Zunächst wollen wir klären, welche Möglichkeiten sich für Personaler und Recruiter durch KI ergeben.

Potenziale KI gestützter IT-Lösungen

Diversität ermöglichen

Einige Tools helfen, eine geplante Stellenanzeige auf diskriminierende Elemente zu überprüfen. Die KI erkennt, ob in die Formulierungen der Ausschreibung unbewusst Hinweise auf z. B. das gewünschte Geschlecht der Candidate persona eingeflossen sind. Bewerber nehmen solche unbewussten Hinweise ebenfalls wahr; und bewerben sich in Konsequenz womöglich nicht um die Vakanz.

Auf dem Weg zur perfekten Stellenanzeige

Wie eine Stellenanzeige die geeignetsten Kandidaten erreicht, kann durch KI analysiert werden. Tools mit dieser Zielsetzung messen den Erfolg von Stellenanzeigen in beruflichen Netzwerken und lernen, welche Parameter wie Formulierung oder Optik am vielversprechendsten auf dem Weg zum geeigneten Kandidaten sind. Im anschließenden Schritt kann die KI sogar selbst die Stellenanzeige aufsetzen und an die passende Zielgruppe ausspielen.

Chat-Bots: Hilfe bei häufig gestellten Fragen

Chat Bots sind immer häufiger auf diversen Websites anzutreffen. Personalern können sie durchaus Arbeit abnehmen, in dem sie häufige Fragen der Stellenaspiranten beantworten oder Hilfestellung im Bewerbungsprozess geben. Der absolute Vorteil besteht darin, dass Chat Bots zu jeder Tages- und Nachtzeit sowie am Wochenende zu Verfügung stehen. Somit steht Bewerbern ein deutlich größeres Zeitfenster zur Verfügung, falls Fragen zur Stelle, zum Unternehmen oder zum Ablauf der Bewerbungen auftauchen.

Ein weiterer Vorteil von Chat Bots: Sie lassen sich ebenfalls für interne Personalangelegenheiten nutzen. Hilfestellung beim On-Boarding, Klärung von Standardfragen wie das Einreichen von Urlaubsanträgen bis hin zu Auskünften bzw. dem Management von Weiterbildungsmöglichkeiten.

Parsing: Zeitraubendes Füttern der Bewerberdatenbank entfällt

Eine bereits von vielen Unternehmen in Deutschland genutzte Technologie ist das sogenannte CV-Parsing. Entsprechende Algorithmen scannen und analysieren die eingereichten Lebensläufe der Bewerber und überführen die Daten direkt in die unternehmenseigene Bewerberdatenbank. Diese KI-Tools sind auf das Erkennen der Semantik und Syntax eines Lebenslaufs trainiert, sodass sie die Inhalte den passenden Felder zuordnen können. Für den Bewerbenden entfällt das lästige Ausfüllen des Formulars und sie oder er wird schnell durch den Bewerbungsprozess geführt. Sie punkten mit dem vereinfachten Prozess bei den künftigen Auszubildenden und verringern die Absprungrate.

Matching – gerechte und zielgenaue Vorauswahl

Die berühmten Unconscious Bias – die unbewussten Vorurteile, die jeder hat - können im Recruitingprozess der Suche nach den Nachwuchskräften im Weg stehen. KI-gestützte Matching-Tools übersehen solche unbewussten Faktoren und treffen aus dem Pool an Talenten eine Vorauswahl aus. Sie sind somit eine Möglichkeit, die Problematik der unbewussten Neigungen zu umgehen. Matching Tools können bereits im Active Sourcing eingesetzt werden. Sie sammeln Daten über potenzielle Bewerber, werten somit sowohl Soft Skills als auch den Mindset aus und fertigen eine Liste geeigneter Arbeitskräfte an (übrigens ist dies sowohl für die konkrete als auch zukünftige Stellenbesetzungen möglich).

Eine zweite Verwendung besteht in der Analyse der schon im Unternehmen angelegten Bewerberdatenbank bzw. der eingetroffenen Bewerbungen. Für große Unternehmen bieten sich Matching Tools bei internen Stellenbesetzungen an. Die Software erkennt schlummernde Entwicklungspotenziale oder -wünsche der Mitarbeitenden und schlägt sie für offene Stellen vor.

Ebenfalls dem Bereich Matching zugeordnet sind KI-Lösungen, die Aufzeichnungen von Job-Interviews auswerten können. Sie fokussieren sich dabei auf Parameter wie Mimik, Stimmlage/Tonalität und Gestik. Deren Analyse gibt Ausschluss auf die Kohärenz des Gesagten und dem Befinden der interviewten Person und zeigt auf, wie gut die Person ins Team passt.

Recruiting Robots – das All-in-one-Paket

Recruiting Robots setzen dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz im HR-Bereich die Krone auf. Aber: In Deutschland überwiegt die Skepsis, sie werden bisher kaum eingesetzt. Was aber können Recruiting Robots? Sie vereinen im Grunde genommen sämtliche Schritte des Bewerbungsprozess inklusive der zumindest ersten Runde an Jobinterviews. Je nach KI-Lösung führen Robots halbstündige Jobinterviews (z. B. via Telefon oder Videokonferenz). Anschließend legen sie dem menschlichen Personaler eine kleine Auswahl vor. Dem Personaler bleiben einige wenige Jobinterviews auf dem Weg zur geeignetsten Stellenbesetzung.  

Voraussetzungen, Fallstricke, Vorteile

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz erfordert immer Anwender, die die Funktionsweise von KI verstehen und ein Auge auf etwaig auftretende Fehler haben. Denn: Die KI ist nur so gut, wie sie programmiert und vor allem angelernt wurde. Vor dem ersten Einsatz steht immer die Fütterung der KI mit vielen Daten. Um den gewünschten Vorteilen beispielsweise in Sachen Objektivität gerecht zu werden, muss die Auswahl dieser Daten schon möglichst divers sein. Denn aufbauend auf diesem Datensatz lernt die KI sukzessive weiter. Berühmt geworden ist ein Fall in einem Bostoner Hochhaus, in dem die Türöffner-Software keine People of Color erkannt hat und nur den „weißen“ Bewohnern Eintritt gewährt hat. Solche Extremfälle sind zwar selten. Dennoch ist künstliche Intelligenz fehleranfällig und bedarf seitens der menschlichen Anwender ein Gespür dafür, ob sich nicht doch ein „bias“ eingeschlichen hat. Auch sorgen solche Anti-Beispiele für Vorbehalte bei Bewerbern hinsichtlich der Objektivität der KI: Sie fürchten, zu Unrecht vorzeitig aussortiert zu werden. Überraschenderweise sind in der sonst so digitalaffinen jungen Zielgruppe die Vorbehalte deutlich ausgeprägt, wie die Studie Azubi-Recruiting Trends 2020 von u-form Testsysteme gezeigt hat. 86,8 Prozent haben starke Bedenken, wenn ein Algorithmus die Vorauswahl der Kandidaten übernimmt. Weniger Bauchschmerzen haben die jungen Menschen dagegen beim Einsatz von KI im Bereich des Onboardings oder zur Überprüfung des Lernfortschritts.

Aus diesen Erkenntnissen ergibt sich eine Hausaufgabe für Personaler: Die Candidate Persona für eine Vakanz ist genauestens zu hinterfragen, bevor die gewünschten Eigenschaften der KI übergeben werden. Gerade im deutschsprachigen Raum steht ein weiterer Aspekt im Fokus der Diskussion rund um das Thema KI: Datenschutz. Unternehmen, die KI-Lösungen im Recruiting-Prozess einsetzen möchten, sollten prüfen, ob der Einsatz solcher Software bereits in der Abfrage der Datennutzung inkludiert ist, oder entsprechend nachbessern. Denn die KI sammelt im Zweifel auch Daten von privat genutzten Social Media-Plattformen.

Ein absoluter Vorteil schlägt für viele Personaler die Nachteile: die deutliche Entlastung administrativer Aufgaben, der schnellere Prozess gerade zu Beginn der Bewerbungsphase sowie die Objektivität den Bewerbenden gegenüber, die in den überwiegenden Fällen gegeben ist. Eine gute Vorauswahl verspricht schnelleren Erfolg im War for Talents. Schlanke Prozesse und zügige Rückmeldungen sind ein wichtiges Mittel, um Wunschkandidaten nicht abspringen zu lassen.

KI und Ausbildungs-Recruiting

Abschließend bleibt die Frage: Eignet sich KI-gestützte Software überhaupt für den Ausbildungs-Bereich? Denn die Analyse beruflicher Netzwerke wie LinkedIn und Xing entfällt in der Regel. Auf der anderen Seite nutzt die Generation Z gern und viel andere Social-Media-Plattformen. Entsprechend liegt der Einsatz von KI auf der Hand, um Stellenanzeigen zu optimieren und zielführend zu platzieren, sofern ein Unternehmen den aktiven Einsatz von Performance Recruiting in Erwägung zieht. Und auch der Einsatz von Chat-Bots, Parsing und zumindest das Matching auf Basis der Bewerberdatenbank lohnt sich uneingeschränkt auch für die Suche nach jungen Talenten. Die Gen Z erwartet eine schnelle Rückmeldung, die Sicherheit gibt, sowie eine einfache Handhabung des Bewerbungsprozesses. So sind sie es aus der für sie ganz heimischen digitalen Welt gewohnt. Unternehmen, die sich entsprechend zukunftsfähig aufstellen, verschaffen sich auf diese Weise einen Vorteil.

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