KPIs im Recruiting: Effektiv und effizient neue Azubis gewinnen

KPI ist die Abkürzung des englischen Begriffs „key performance indicator“ und wird mit Leistungskennzahl, Leistungsindikator, Leistungskenngröße oder Schlüsselkennzahl übersetzt. Mithilfe von KPIs lässt sich der Erfolg von Aktivitäten und Geschäftsprozessen messen; dementsprechend werden in den verschiedenen Bereichen (z. B. Unternehmensführung, Projektmanagement, Produktion, Marketing, Vertrieb, Kundenservice) unterschiedliche KPIs angewendet.

Damit sowohl Führungskräfte als auch Teammitglieder schnell erkennen, ob gesetzte Ziele erreicht werden und in welchen Bereichen Verbesserungspotenzial besteht, sollten KPIs verständlich formuliert bzw. die jeweiligen Formeln selbsterklärend sein. Für Sie als Personal- bzw. Ausbildungsverantwortlicher sind u. a. folgende Kennzahlen relevant:

• Anzahl der Bewerbungen
• Kosten pro Bewerbung (Cost-per-Application)
• Kosten pro Bewerbung nach Kanal
• Bewerberrücklaufquote
• Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire)
• Angebotserfolgsquote (Offer-Acceptance-Rate)
• Besetzungsdauer (Time-to-Fill)
  
  

Anzahl der Bewerbungen

Die Anzahl der Bewerbungen ist eine wichtige Größe, die Sie für viele weitere Berechnungen benötigen. Erfassen Sie die eingegangenen Bewerbungen pro Jahr (insgesamt), die Bewerbungen pro Stelle sowie die qualitativ passenden Bewerbungen (pro Stelle).

Kosten pro Bewerbung (Cost-per-Application)

Die CPA (Cost-per-Application) bildet – wie die Bezeichnung vermuten lässt - die Kosten ab, die pro Bewerbung im Unternehmen anfallen. Die Kennzahl zeigt Ihnen folglich den finanziellen Aufwand für eine Bewerbung an. Sie wird ermittelt, indem Sie die Recruiting-Kosten durch die Anzahl der Bewerbungen in einem festgelegten Zeitraum dividieren. Wichtig: Betrachten Sie nicht nur die externen Kosten für Ausbildungsmarketing-Maßnahmen, sondern auch Ihre internen Kosten, d. h. vor allen Dingen den Personalaufwand.

Kosten pro Bewerbung nach Kanal

Indem Sie die o. g. Formel für jeden Recruitingkanal einzeln anwenden, finden Sie heraus, welche Kanäle am besten für Ihre Azubi-Gewinnung geeignet sind. Online-Jobbörsen, Messeauftritte, Google Ads, Social-Media-Kampagnen u. v. m. – erfassen Sie, wie viele qualifizierte Bewerbungen Sie über welchen Kanal erhalten haben. Kanäle, die nur Kosten verursachen, über die jedoch keine qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber kommen, werden zukünftig nicht mehr bespielt. 

Bewerberrücklaufquote

Zur Bewertung der verschiedenen Recruitingkanäle (Channel Effectiveness) können Sie darüber hinaus die Bewerberrücklaufquote berechnen. Diese Kennzahl gibt an, wie viele Bewerberinnen und Bewerber tatsächlich auf ein Ausbildungsangebot bzw. auf eine Ausbildungsmarketingmaßnahme reagieren, im Vergleich zur Gesamtzahl der Personen, die das Angebot gesehen bzw. der Maßnahme ausgesetzt waren. Die Bewerberrücklaufquote wird in der Regel in Prozent ausgedrückt.

Die Bewerberrücklaufquote ist eine wichtige Kennzahl für Ihr Azubi-Recruiting, da sie Aufschluss darüber gibt, wie attraktiv bzw. ansprechend Ihr Ausbildungsangebot für potenzielle Nachwuchskräfte ist. Nehmen wir einmal an, dass Ihr Ausbildungsangebot, das Sie über einen bestimmten Kanal ausgespielt haben, von 2.000 Menschen wahrgenommen worden ist, und dass Sie 50 Bewerbungen erhalten haben. Dann ist Ihre Quote

Indem Sie die Quote für jeden Recruitingkanal ermitteln, können Sie die einzelnen Kanäle besser miteinander vergleichen. Eine hohe Rücklaufquote zeigt, dass das Ausbildungsangebot das Interesse der Zielgruppe geweckt hat und dass der gewählte Kommunikationskanal effektiv war. Andersherum kann eine niedrige Quote darauf hindeuten, dass das Ausbildungsangebot bzw. die Ausbildungsmarketingmaßnahme die Zielgruppe nicht angesprochen hat. 

Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire)

Verwandt mit der CPA (Cost-per-Application) ist die CPH (Cost-per-Hire), also der Betrag, den Sie rechnerisch für jede Einstellung ausgegeben haben. Dazu teilen Sie die internen und externen Recruiting-Kosten durch die Anzahl der Azubi-Einstellungen in einem festgelegten Zeitraum. Die Kennzahl ist somit eine gute Hilfe für Sie, wenn Sie das Budget für das Ausbildungsmarketing für das nächste Ausbildungsjahr planen.

Angebotserfolgsquote (Offer-Acceptance-Rate)

Die OAR (Offer-Acceptance-Rate) sagt aus, wie viel Prozent Ihrer Bewerberinnen und Bewerber Ihr Ausbildungsangebot angenommen haben. Diese Kennzahl liefert Ihnen u. a. Aufschluss darüber, wie attraktiv Ihr Ausbildungsbetrieb bzw. Ihr Angebot für Nachwuchskräfte ist. Faustregel: Liegt die Offer-Acceptance-Rate über 80 Prozent, ist in der Regel alles okay. Die Erwartungshaltung der Kandidaten deckt sich mit dem, was Sie als Ausbildungsbetrieb anbieten. Sinkt die Offer-Acceptance-Rate, sollten Sie die Attraktivität Ihres Ausbildungsangebots auf den Prüfstand stellen. Ansätze sind die Ausbildungsvergütung, Benefits, Arbeitszeiten, Wochenstunden, Urlaubstage, Gestaltung der Ausbildung, Zusatzqualifikationen, ein möglicher Auslandsaufenthalt u. v. m. Lesetipp: Mit den richtigen Benefits Azubis gewinnen

Besetzungsdauer (Time-to-Fill)

Die TTF (Time-to-Fill) ist die Zeit, die Sie brauchen, um den freien Ausbildungsplatz zu besetzen. Sie beginnt an dem Tag, an dem der Bedarf für einen neuen Auszubildenen bekannt wird, und endet am ersten Ausbildungstag, also an dem Tag, an dem der Azubi seine Ausbildung antritt und die Lehrstelle somit „ausgefüllt“ ist.

Die Time-to-Hire (TTH) ist eine weitere gebräuchliche Kennzahl in diesem Zusammenhang. Sie bezieht sich auf die Zeit zwischen dem Beginn der Azubi-Suche (Veröffentlichung der freien Stelle) und dem Ende des Recruiting-Prozesses (Abschluss des Ausbildungsvertrages). Die Time-to-Hire ist somit eine Teilmenge der Time-to-Fill; die wichtige Zeit des Preboardings ist in der Time-to-Fill enthalten. Lesetipp: Mehr über Preboarding, Onboarding und Bindung im Whitepaper „So geht Azubi-Bindung!“

Noch ein KPI ist die Time-to-Interview (TTI). All diese Kennzahlen haben gemein, die Dauer des Recruitingprozesses abzubilden. Ein langwieriger Prozess kostet nicht nur (mehr) Geld und Ressourcen, Sie riskieren damit auch, dass die Bewerberin bzw. der Bewerber zu einem anderen Ausbildungsbetrieb geht. Sorgen Sie daher für einen zügigen Bewerbungsprozess und eine positive Candidate Experience. Lesetipp: Ideen für einen besseren Bewerbungsprozess 

Fazit

Beurteilen Sie die Effizienz und Effektivität Ihrer Azubigewinnung anhand quantifizierbarer Kennzahlen, anstatt sich auf Ihre subjektiven Einschätzungen zu verlassen! Wer beim Azubi-Recruiting bislang verstärkt auf sein Bauchgefühl gesetzt hat, findet in KPIs eine Möglichkeit, die Performance seines Azubi-Recruiting-Prozesses objektiv zu messen. KPIs machen Entwicklungen sichtbar; Sie erkennen Schwachstellen im Recruiting-Prozess und können diese gezielt angehen. Durch kontinuierliches Monitoring, Controlling und Analyse der Kennzahlen können Sie Ihren Azubigewinnungsprozess optimieren und die besten Nachwuchskräfte für Ihren Ausbildungsbetrieb gewinnen. Praxistipp: 3 bis 5 KPIs sind eine gute Zahl, um den Überblick zu behalten. Schließlich geht es nicht darum, die KPIs zu haben, sondern darum, mit Ihnen zu arbeiten, Maßnahmen abzuleiten und Ihr Azubi-Recruiting erfolgreich weiterzuentwickeln.