Datenschutz in der Ausbildung: Nachwuchskräfte richtig sensibilisieren
In diesem Beitrag soll es einmal nicht um den Schutz der Daten von Auszubildenden gehen, sondern um den Schutz von Daten durch die Auszubildenden. Denn wenn diese im Ausbildungsbetrieb praktisch mitarbeiten, haben sie es unter Umständen mit sensiblen Daten zu tun. Oft ist ihnen gar nicht bewusst, wie wichtig die Daten sind und wer Interesse daran haben könnte, diese zu bekommen und sie missbräuchlich zu nutzen. Ausbildungsverantwortliche müssen daher ihre Auszubildenden für das Thema Daten- und Geheimnisschutz sensibilisieren.
Auszubildende für Datenschutz sensibilisieren
Was für viele erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter logisch und selbstverständlich ist, können sich Nachwuchskräfte oft gar nicht vorstellen, obwohl oder gerade weil sie selbst in verschiedenen Netzwerken aktiv sind und dort möglicherweise viele Informationen über sich selbst preisgeben – oft, ohne sich über mögliche Folgen Gedanken zu machen. Als Ausbilderin bzw. Ausbilder müssen Sie Ihre Auszubildenden daher für das Thema Daten- und Geheimnisschutz sensibilisieren:
- Kundendaten können – je nach Qualität und Inhalten – für Hacker jeder Art interessant sein. Sei es zur klassischen, aber gezielten Werbeansprache, für Bestellungen unter falschem Namen oder einfach um Zugangsdaten, E-Mail-Adressen und Passwörter abzugreifen. Die Missbrauchsmöglichkeiten sind vielfältig. Neben dem unmittelbaren Schaden für die Betroffenen ist es auch eine schlechte Außenwirkung für das Unternehmen, dem die Daten „abhanden“ gekommen sind. Schadenersatzansprüche sind zudem nicht ausgeschlossen.
- Ziel der Begierde können auch interne Firmendaten sein, etwa über Produktionsverfahren, Verträge, Angebote usw. Landen diese bei der Konkurrenz, kann das schwere finanzielle Folgen für das Unternehmen haben.
Besprechen Sie mit Ihren Auszubildenden, was sie zu Hause und im Freundeskreis über ihre Ausbildung und ihren Ausbildungsbetrieb „ausplaudern“ dürfen und was nicht. Natürlich sollen sie über ihre Arbeit erzählen dürfen, aber eben nicht alle Informationen sind dafür geeignet. Diesen Unterschied klarzumachen ist die eigentliche Aufgabe. Nicht immer ganz einfach, weshalb es sich nicht um eine einmalige Ansprache handeln kann, sondern das Problem immer wieder thematisiert werden sollte.
Absolut tabu – und damit etwas einfacher zu vermitteln – sind Kundendaten. Das muss schon zu Beginn der Ausbildung klar sein, dass Namen von oder weitere Informationen über Kunden nicht preisgegeben werden dürfen. Das gilt ganz besonders dann, wenn die Kunden vielleicht persönlich bekannt sind. In einigen Ausbildungsberufen gibt es besonders sensible Daten, etwa in der Arztpraxis oder im Krankenhaus. Außerhalb des Arbeitsplatzes über Patienten zu sprechen, ist ein absolutes No-Go..
Zur Sensibilisierung gehört auch, dass sich die Azubis vor einem Gespräch über solche Informationen – sei es mit dem Ausbilder oder Kollegen – davon überzeugen, dass kein unbefugter Dritter gewollt oder ungewollt mithören kann. Ein Thema, das auch bei älteren Kolleginnen und Kollegen gelegentlich durchaus vergessen wird.
Gerade in diesem Bereich kann der Ausbildungsbetrieb selbst viel tun, beispielsweise durch großen Diskretionsabstand in Kundenbereichen, Telefonannahme außerhalb des für Kunden zugänglichen Bereichs usw. Je besser der Betrieb hier schon optisch und organisatorisch aufgestellt ist, umso leichter fällt es den Auszubildenden, das notwendige Verständnis für den Datenschutz zu entwickeln.
Sicheres Telefonieren
Bei telefonischen Kontakten mit Kunden bleibt immer eine Frage offen: Ist am anderen Ende der Leitung wirklich die- bzw. derjenige, den man dort erwartet? Auch hier ist ein gewisses Maß an Misstrauen angebracht. Die Überprüfung der Rufnummer ist die erste Maßnahme – stimmt die angezeigte Nummer mit der gespeicherten Rufnummer der Kundin bzw. des Kunden überein? Auch das ist aber keine Garantie, denn die Anzeige der Nummer kann manipuliert werden. Es gibt Verfahren zur sicheren Identifizierung, indem beispielsweise eine Nachfrage nach Daten erfolgt, die nur dem Kunden selbst bekannt sein dürften. Ansonsten hilft im Zweifel nur der Rückruf an die hinterlegte Rufnummer.
Welchen Aufwand man dabei betreiben sollte, hängt natürlich von der Art des Kundenkontaktes ab. So ist eine sichere Identifikation etwa bei Banken oder bei der Krankenkasse ein absolutes Muss. Bei „normalen“ Verkäufen kann die Schwelle durchaus niedriger sein, wenn es sich aber um die Preisgabe von sensiblen Daten handelt, geht man am besten auf Nummer sicher. Wo immer möglich sollte das entsprechende Computerprogramm eine sichere Abfrage automatisch vorschalten. So können Mitarbeitende und Auszubildende dies nicht vergessen und werden immer wieder an die Sensibilität der Daten erinnert.
Lernen durch Wiederholung
Das ist bereits das nächste Thema: Steter Tropfen höhlt den Stein! Auch wenn es manchmal nervt: Sensible und wichtige Themen immer wieder ansprechen. Eine einmalige Ansage gerät schnell in Vergessenheit – ganz ohne bösen Willen. Wird das Thema Datenschutz aber immer wieder angesprochen, beispielsweise in den Wochengesprächen, bei der fachlichen Unterweisung oder auch einfach zwischendurch, „setzt“ sich das Thema und wird zur Routine.
Übrigens: Die Sensibilisierung für den Datenschutz und den möglichen Missbrauch von Daten kann den Auszubildenden auch im privaten Umfeld nutzen. Die Gefahren sind dort zwar etwas anders, aber nicht weniger groß. Hacker und andere Angreifer haben nur eine Chance, wenn man auf ihre Tricks hereinfällt. Je besser jede bzw. jeder Einzelne informiert ist und je vorsichtiger sie bzw. er agiert, desto schwerer haben es die Kriminellen.
Exkurs: Phishing und andere Angriffe
Wenn Unternehmen gehackt werden, geschieht das in den allermeisten Fällen über die Schwachstelle Mensch. Nicht nur Azubis, sondern auch alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen dafür sensibilisiert werden. Es geht nicht nur darum, eigene Passwörter und Zugriffsdaten unter Verschluss zu halten, sondern auch darum, beispielsweise nicht leichtfertig Dateianhänge in E-Mails zu öffnen oder auf dubiosen Internetseiten zu surfen. Die beste Virenabwehr und die schönste Firewall nützen nichts, wenn der Angriff sozusagen „von innen“ kommt. Manche Unternehmen lassen Anhänge bei E-Mails nur im Ausnahmefall zu (z. B. PDF), aber für die praktische Arbeit ist das nicht immer möglich und sinnvoll. Also kann es immer vorkommen, dass gefährliche Dateien mittels E-Mail im Ausbildungsbetrieb ankommen. Solange sie nicht geöffnet werden, macht das aber in der Regel nichts. Selbst wenn eine E-Mail – vermeintlich – von einer Kollegin oder einem Kollegen aus dem Betrieb kommt, kann sich dahinter ein Phishingversuch verbergen. Absenderdaten können so manipuliert werden, dass auf den ersten Blick nicht erkennbar ist, von wem die Mail tatsächlich versendet wurde. Für die Sensibilisierung nutzen manche Unternehmen inzwischen Testmails, die – wenn man auf einen Link klickt oder eine Datei öffnet – auf eine Hinweisseite führt, auf der der Betroffene über die Gefahren aufgeklärt wird. Manche arbeiten dabei auch mit Schreckensbotschaften, um den Effekt zu verstärken. Gerade den Auszubildenden muss deutlich gemacht werden, dass im beruflichen Umfeld eine noch größere Sorgfalt erforderlich ist als schon im privaten Bereich. Es wird so manche Aha-Effekte bei Ihren Nachwuchskräften geben. |
