Ideen für einen besseren Bewerbungsprozess

Ein klassisches Auswahlverfahren besteht in der Regel aus mehreren Schritten: Nachdem sich jemand auf einen Ausbildungsplatz beworben hat, folgt die Sichtung der Unterlagen, bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen. Überzeugt diese Bewerbung, laden Sie die Kandidatin bzw. den Kandidaten zu einem Telefoninterview oder einem Vorstellungsgespräch ein. Darauf folgt häufig ein zweites Vorstellungsgespräch oder ein Assessment Center. Auch ein Probearbeiten bietet sich bei potenziellen Auszubildenden an. Viele Schritte - und manchmal noch mehr Zeit - bis es zur Einstellung bzw. zur Vertragsunterschrift kommt. Wo also ansetzen, um Bewerberinnen und Bewerber zu begeistern und bei der Stange zu halten?

• Schritte transparent machen
• Aussagekräftige Aufgabenbeschreibung formulieren
• Anforderungen nicht zu hoch setzen
• Bewerbungstipps geben
• Recruiting-Prozess beschleunigen
• Auf Augenhöhe kommunizieren
• Rückmeldung geben - auch bei Absagen 

Schritte transparent machen

Für den gesamten Prozess gilt: Bewerberinnen und Bewerber wünschen sich vor allem Transparenz! Geben Sie bereits auf Ihrer Karriereseite an, in welchem Zeitraum die Auszubildenden mit einer Rückmeldung auf ihre Bewerbung rechnen können. Auch während des Auswahlverfahrens ist es empfehlenswert, sich regelmäßig bei Ihren Kandidatinnen und Kandidaten zu melden, damit diese immer auf dem aktuellen Stand sind und die nächsten Schritte kennen. Darüber hinaus sollten Sie alle Informationen zum Vorstellungsgespräch im Voraus mitteilen: Wo befinden sich die Parkplätze? Wo und bei wem melden sich die Bewerber, wenn sie angekommen sind? Wer nimmt alles an dem Gespräch teil?

Aussagekräftige Aufgabenbeschreibung formulieren

Machen Sie sich klar, dass Ihre Stellenangebote für ausbildungsplatzsuchende Menschen ein ganz wichtiger, wenn nicht sogar der erste, Berührungspunkt zu Ihrem Unternehmen sind. Häufig entscheidet bereits das Stellenangebot darüber, ob sich jemand bewirbt oder nicht. Vielen fehlt es an Berufsorientierung. Wenn Sie den Ausbildungsberuf in Ihrer Stellenausschreibung vorstellen, sollten Sie schwammige Beschreibungen wie „Abteilungsübergreifende Tätigkeiten“ vermeiden. Diese sind nur schwer greifbar. Besser: Formulieren Sie so konkret wie möglich, was die Azubis in Ihrem Unternehmen lernen, welche Aufgaben sie übernehmen und welche Verantwortungen sie übertragen bekommen. Eine Möglichkeit ist beispielsweise, einen typischen Tagesablauf vorzustellen. Interviewen Sie dazu doch einfach Ihre Auszubildenden und binden Sie die Interviews in Ihre Ausbildungsangebote ein!

Anforderungen nicht zu hoch setzen

Wenn die Anforderungen in Ihrer Stellenausschreibung zu hoch formuliert sind, werden viele davon abgeschreckt und bewerben sich nicht. Eine Ausbildung ist ein Lernprozess – das sollte auch in Ihren Ausschreibungen deutlich werden. 

Exkurs:  Sind Schulnoten noch relevant? Lange Zeit war es schwierig, mit schlechten Schulnoten einen Ausbildungsplatz zu bekommen. Der Auswahlprozess glich einem Casting – Bewerberinnen und Bewerber wurden nicht individuell bewertet, sondern immer im Vergleich mit einer Gruppe. Dabei sagen Schulnoten wenig über die Persönlichkeit oder die Lernbereitschaft des Menschen aus. Sie basieren auf informellen Beobachtungen und sind dadurch nicht personenunabhängig bzw. verlässlich. Aktuell gibt es zwar noch einige Unternehmen, die Schulzeugnisse als alleiniges Entscheidungskriterium nutzen, einige andere verwenden es als Grundlage für ein erstes Aussortieren, achten in den nächsten Schritten aber eher auf andere Aspekte, z. B. die emotionale Intelligenz oder Ergebnisse aus dem Assessment Center. Insgesamt spielen Schulnoten im Auswahlverfahren immer weniger eine Rolle; exzellente Schulnoten sind eher ein „Luxus“, den sich viele Unternehmen bei dem aktuellen Bewerbermarkt nicht leisten können. Diese Entwicklung ist als positiv anzusehen: So haben Sie als Azubi-Recruiter die Chance, andere Kompetenzen Ihrer Bewerberinnen und Bewerber genauer zu erkennen. Betrachten Sie im Bewerbungsprozess eher die persönlichen Stärken (und Schwächen) Ihrer potenziellen Auszubildenden. Rücken Sie soziale Kompetenzen mehr in den Fokus, ziehen Sie die emotionale Intelligenz (EQ) mehr in Betracht. Menschen mit einem hohen EQ sorgen für ein gutes Betriebsklima, was automatisch die Motivation und Kreativität eines jeden Einzelnen fördert.

Bewerbungstipps geben

Ein Großteil der ausbildungsplatzsuchenden Menschen ist noch recht jung und hat dadurch wenig bis gar keine Bewerbungen geschrieben. Deshalb lohnt es sich, im Stellenangebot und/oder auf Ihrer Karriereseite ein paar Tipps bzw. Erklärungen zu geben. Warum benötigen Sie ein Anschreiben? Welche Fragen sollte der Bewerber dort beantworten? Was interessiert Sie als Ausbildungsbetrieb ganz besonders?

Denkanstoß: Überlegen Sie doch mal, die einzelnen Schritte des Auswahlverfahrens in eine andere Reihenfolge zu bringen. Statt Schulnoten und/oder Anschreiben und Lebenslauf zu beurteilen oder bestimmte Leistungen von Ihren Bewerbern zu verlangen, können Sie die Eignung für den Ausbildungsberuf auch vorab mit einem Online-Test überprüfen. Erst nach erfolgreichem Test fordern Sie die Bewerbungsunterlagen ein.

Recruiting-Prozess beschleunigen

Je länger der Bewerbungsprozess dauert, desto weniger fühlt sich ein Bewerber gewollt. Im Zweifelsfall entscheiden sich die potenziellen Azubis für den Ausbildungsbetrieb, der sich am schnellsten gemeldet bzw. zuerst zugesagt hat. Wenn Sie Ihren eigenen Ablauf auf Ihrer Webseite erklären, dann geben Sie dort auch einen Zeitraum an. Das hilft nicht nur den Bewerberinnen und Bewerbern, sondern auch Ihnen, einen routinierten Prozess zu verinnerlichen. 

Bei Online-Bewerbungen sollte das entsprechende Formular übersichtlich gestaltet sein und der Upload von Dokumenten problemlos funktionieren. Nach dem Absenden bzw. Hochladen gibt eine Bestätigungsmail die nötige Sicherheit, dass alles funktioniert hat und die Bewerbung eingegangen ist – und der Kandidatin bzw. dem Kandidaten damit ein gutes Gefühl!

Auf Augenhöhe kommunizieren

Ein Vorstellungsgespräch hat immer etwas von einem Machtgefälle. Schwierige Fragen zu stellen, kann sich für die Bewerberinnen und Bewerber entmutigend anfühlen. Führen Sie das Gespräch auf Augenhöhe: Gut durchdachte und geführte Bewerbungsgespräche können sehr befähigend und motivierend sein. Wenn Sie es eher als Kennenlerngespräch führen, können sich die potenziellen Auszubildenden besser entfalten und verstellen sich in einer lockeren Atmosphäre automatisch weniger.
Praxistipp: Schreiben Sie gleich in die Einladung, um was für eine Art von Gespräch es sich handelt, zum Beispiel so:

Einladung zum Kennenlerngespräch

Liebe Frau Mustermann,

vielen Dank für Ihre Bewerbung als angehende Kauffrau für Büromanagement! Es freut uns sehr, dass Sie Ihre Ausbildung in unserem Unternehmen absolvieren und unser Team verstärken möchten. Gerne laden wir Sie zu einem ersten Kennenlernen ein.

Terminvorschlag 1
Terminvorschlag 2

An dem Gespräch nehmen teil: […]

Wichtig: Was draufsteht, sollte natürlich auch drin sein. Wenn Sie also zu einem Kennenlerngespräch einladen, erwartet die Bewerberin/der Bewerber auch ein solches. Dann ein strukturiertes Interview - prallgefüllt mit situativen Fragen - zu führen, wäre unfair. 

Rückmeldung geben – auch bei Absagen

Menschen reden – auch über ihre Erfahrungen mit unterschiedlichen Unternehmen. „Von Firma XY habe ich nie wieder etwas gehört.“, „Bei dem Unternehmen würde ich mich nicht bewerben, dort war ich zum Vorstellungsgespräch und die haben sich nicht mehr gemeldet“: Aussagen, die wir alle schon mal gesagt oder zumindest gehört haben. Auch wenn es für Sie ein zusätzlicher Zeitaufwand ist: Sagen Sie Ihren Bewerberinnen und Bewerbern ab, falls Sie sich für jemand anderen entscheiden. Versuchen Sie außerdem, die Absage zu begründen und vermeiden Sie eine zweizeilige Standardabsage per E-Mail. Keine Rückmeldung zu geben, wirft kein gutes Licht auf Ihr Unternehmen.

Positive Erfahrungen im Bewerbungsverfahren wirken!

Hat eine Bewerberin bzw. ein Bewerber gute Erfahrungen mit Ihrem Auswahlverfahren gemacht, wird sie bzw. er diese Erfahrungen mit anderen teilen – ein enormer Gewinn für Ihr Image und Ihre Arbeitgebermarke! Im besten Fall erhalten Sie dadurch sogar mehr und qualitativ hochwertigere Bewerbungen. 

Exkurs: Bewerbererfahrung und Candidate-Experience-Management Bestimmt haben Sie schon einmal den Begriff „Candidate Experience“ gehört, die englischsprachige Übersetzung von „Bewerbererfahrung“. Gemeint sind damit die Erfahrungen, die Jobsuchende während ihrer Bewerbungsphase mit einem Unternehmen machen – und zwar an sämtlichen Kontaktpunkten, an denen sie mit dem Arbeitgeber bzw. Ausbildungsbetrieb in Berührung kommen. Dazu zählen Stellenangebote, Unternehmenswebseite, Karrierewebseite (sofern vorhanden), Social-Media-Postings, Formulare für die Online-Bewerbung, die Kommunikation mit Ansprechpersonen (z. B. via E-Mail oder Telefon), das Vorstellungsgespräch und das Pre- und Onboarding. Diese Touchpoints so zu gestalten, dass die Arbeitgebermarke positiv erlebt wird – und zwar unabhängig davon, ob es zu einer Anstellung kommt – ist das wichtigste Ziel des Candidate-Experience-Managements.