Wie werde ich Kaufmännischer Assistent?

Du hast deine mittlere Reife oder einen höheren Abschluss in der Tasche und möchtest auf jeden Fall in einem wirtschaftlichen Beruf arbeiten? Dann gleich am besten noch diese Voraussetzungen mit deinen persönlichen Wünschen und deinen Begabungen ab: Du…

  • hast sehr viel Spaß und Talent im Organisieren
  • arbeitest strukturiert und zuverlässig
  • bewahrst die Ruhe, wenn es mit einem Lieferanten oder Kunden mal nicht so gut läuft
  • bist kommunikativ und freundlich im Umgang mit Kunden und Kollegen
  • interessierst dich für wirtschaftliche Vorgänge

Wir haben noch viele weitere kaufmännische Berufe für dich beschrieben. Bist du dir bei der Berufswahl noch nicht sicher, kannst du außerdem in unserem Berufstest herausfinden, welcher Beruf zu dir passen könnte!

Bildungsweg

Schulische Ausbildung

Empfohlener Schulabschluss

Realschulabschluss / Mittlere Reife

Ausbildungsdauer

2 Jahr(e)

Was macht ein Kaufmännischer Assistent?

Als Kaufmännischer Assistent bist du mitten im Geschehen, übernimmst wichtige Organisationsabläufe im Unternehmen und bist meistens über Alles informiert, das noch geplant, besprochen und geklärt werden muss. Und das Beste: Du arbeitest in einem so vielfältigen Bereich, dass du je nach Spezialisierung darüber hinaus ganz unterschiedliche Aufgaben hast.

Du weißt wie der Betrieb läuft

Kaufmännische Inhalte füllen nicht nur die Arbeit auf deinem Schreibtisch, sondern auch dein kaufmännisches Wissen ist ungeschlagen: Je nach Fachrichtung kennst du dich zwar besonders gut mit Fremdsprachen, Informatik, Medien oder Sekretariatsaufgaben aus, ein gewisses Grundkönnen im Bereich der Betriebswirtschaft vereint aber alle Spezialisierungen miteinander. Als kaufmännischer Assistent weißt du also bestens über die Abläufe in deinem Unternehmen Bescheid: Wie muss die Buchhaltung gemacht werden, welche Rechnungen müssen noch geschrieben werden und welcher Kunde muss noch zurückgerufen werden? Mit solchen und ähnlichen Fragen beschäftigst du dich tagtäglich. Du weißt zum Beispiel welche Geschäftsabschlüsse unmittelbar bevorstehen und welche Aufgaben für die Abwicklung noch erledigt werden müssen. Häufig koordinierst du die Abläufe im Unternehmen, sprichst dich mit deinem Team ab und verteilst die Aufgaben.

Möchtest du mehr über die genauen Aufgaben in den einzelnen Fachbereichen wissen, schau dir diese Berufsprofile zu den Spezialisierungen an:

Inhalte der Ausbildung

Schulische Ausbildung

Eine große Portion wirtschaftliches Wissen gefällig? Das können dir deine Lehrer auf jeden Fall bieten. Außerdem lernst du in deiner Ausbildung in der Berufsschule alles kennen, um später in der Praxis hervorragend im Unternehmen klar zu kommen: Du lernst zum Beispiel wie man Geschäftsbriefe verfasst, wie man den Papierkrieg im Büro ordentlich hält und wichtige betriebliche Abläufe dokumentiert. Natürlich hast du neben diesem praktischen Bereich auch ganz allgemeine Fächer, wie Deutsch und Politik. Und zusätzlich kommen noch Inhalte hinzu, die je nach deiner Spezialisierung variieren.

Betriebliche Ausbildung

In dieser schulischen Ausbildung verbringst du den größten Anteil deiner Lernzeit in der Berufsschule. Das bedeutet aber nicht, dass du keine Praxiserfahrung sammeln kannst! Über Praktika hast du die Möglichkeit die Unternehmensluft zu schnuppern und in der Abteilung deiner Wahl von Kollegen zu lernen, die schon länger als kaufmännischer Assistent arbeiten. Hier schaust du zum Beispiel beim Rechnungsabschluss über die Schulter, nimmst vielleicht schon selber erste Kundenanrufe an und beantwortest im Namen deiner Praktikumsfirma E-Mails.

Ablauf der Ausbildung

Das Berufsbild des Kaufmännischen Assistenten bietet dir eine Vielzahl an Möglichkeiten, dich auf einen Fachbereich zu spezialisieren:

Fachrichtungen

Kaufmännische Assistenten des Fachbereiches Fremdsprachen übernehmen im Unternehmen eine übersetzende Funktion indem sie Unterlagen in eine andere Sprache übertragen, dolmetschen oder fremdsprachliche Korrespondenzen bearbeiten.

Was macht ein Kaufmännischer Assistent Fremdsprachen?

Wenn dir in deinem Unternehmen etwas chinesisch vorkommt, dann liegt es meistens daran, dass du dich gerade mit einem chinesischen Handelspartner unterhältst – vielleicht sogar auf Chinesisch, im Zweifel aber auch auf Englisch. Denn überall da, wo Übersetzungen anfallen, ein Dolmetscher benötigt wird oder Geschäfte mit dem Ausland getätigt werden, liegt dein Arbeitsplatz. Daher ist es nicht verwunderlich, dass dir wahrscheinlich einige sowohl ein Sprachtalent, als auch ein Organisationstalent nachsagen.

Immer im Gespräch

Deine Kollegen benötigen einen Dolmetscher bei ihrem aktuellen Gespräch mit einem wichtigen Kunden? Selbstverständlich bist du zur Stelle und übersetzt für dein eigenes Unternehmen und den Geschäftspartner das Gesagte, sodass sich beide Seiten optimal einigen können und am Ende ein unterschriebener Vertrag auf dem Tisch liegt. Auch ist es deine Aufgabe Telefongespräche aus dem Ausland anzunehmen, für deine Kunden Ansprechpartner zu sein und bei Fragen zielsicher weiterzuhelfen. Vielleicht führst du einen ausländischen Geschäftspartner durch die Produktionshalle und erklärst ihm dabei auf Englisch oder Französisch die Absatz- und Produktionszahlen oder verfasst einen Geschäftsbrief an einen Partner in Amerika. Dabei hältst du alle internationalen Vorschriften ein und weißt genau, welche Formulierungen für welches Land relevant sind.


Organisierter Arbeitsplatz

Das Import- Exportgeschäft ist in einem internationalen Unternehmen häufig ebenfalls in deinen Arbeitsalltag integriert.
Wo liegen die internationalen Vorschriften bei Außenhandelsgeschäften? Welche allgemein gültigen Absprachen gibt es zwischen den Handelspartnern, wenn Ware verschifft wird? – Du kennst dich nicht nur sprachlich, sondern auch im internationalen Regelwerk aus. Dementsprechend kannst du Dokumente, wie Frachtbriefe, Rechnungen oder Lieferscheine zuverlässig anfertigen. Außerdem fasst du Informationen zusammen, bereitest Unterlagen vor oder koordinierst Geschäftsreisen für deine Kollegen.


Inhalte der Ausbildung

Schulische Ausbildungsinhalte

Neben den Unterrichtsfächern, die jeder kaufmännische Assistent unabhängig vom einzelnen Fachbereich hat, wirst du im Fachbereich Fremdsprachen auch in Bereichen unterrichtet, die dich perfekt auf die Arbeit mit Kunden, Sprachen und internationalen Vorschriften vorbereiten. Du hast zum Beispiel nicht nur normalen Englischunterricht, sondern lernst hier zum Beispiel einen Geschäftsbrief zu verfassen und Texte zu übersetzen. Außerdem besprecht und übt ihr im Unterricht, wie man sich auf Englisch mit Geschäftspartner unterhält. Eine zweite Fremdsprache wird in deiner Berufsschule zusätzlich unterrichtet, sodass du am Ende der Ausbildung mindestens zwei Sprachen neben Deutsch sprechen kannst. Im Wirtschaftsbereich lernst du außerdem die besonderen Regelungen des Außenhandels und allgemeine internationale Regelungen und Besonderheiten kennen, sodass du nach deiner Ausbildung für die Arbeit im Export- und Importgeschäft perfekt vorbereitet bist.


Praktische Ausbildungsinhalte

Du machst zwar eine schulische Ausbildung, aber auch die Praxiserfahrung kommt nicht zu kurz: Während der Schulzeit machst du nämlich auch ein mehrwöchiges Praktikum, dass dir Einblicke in den Berufsalltag eines in der Regel international arbeitenden Unternehmens gibt. Dabei darfst du zum Beispiel schon selber Unterlagen für den Export vorbereiten oder Telefongespräche aus dem Ausland annehmen. Wenn du Kollegen zu Meetings mit Geschäftskunden begleitest, bekommst du ebenfalls schon Einblicke in die internationale Arbeit.


Kaufmännische Assistenten der Fachrichtung Informationsverarbeitung unterstützen Fachinformatiker, wenn Systemanalysen durchgeführt werden müssen oder Software konzipiert und eingeführt wird. Darüber hinaus übernehmen sie organisatorische und betriebswirtschaftliche Aufgaben.

Was macht ein Kaufmännischer Assistent Informationsverarbeitung?

Damit jeder Mensch in eurem Unternehmen schnell arbeiten kann und mit ein paar wenigen Mausklicks in der Systemübersicht landet, die er benötigt, bringst du deine Kenntnisse ein, um Softwarelösungen zu entwickeln und zu betreuen. Dafür unterstützt du zum Beispiel die Informatiker dabei, standardisierte Software an die Bedingungen eures Unternehmens anzupassen.

Die Technische Lösung finden

Wie sollte denn jetzt das perfekte Vertriebstool aussehen, damit Kundenkontakte optimal im System abgespeichert, aber gleichzeitig optimal geschützt sind? Und wie kann man die perfekte Programmlösung für die Buchhaltung entwickeln? Diese Fragen zu lösen fallen auch in deinen Aufgabenbereich: Wenn ein neues Programm benötigt wird, schaust du dich erst einmal auf dem Softwaremarkt nach schon bestehenden Lösungen um. Mit deinem technischen Know-how kannst du genau beurteilen, welches der Programme für euer Unternehmen in Frage kommt. Hast du einige Möglichkeiten ausgewählt, holst du Angebote zu Preisen ein und entscheidest dann mit deinen Kollegen, welche Software gekauft und anschließend auf die Bedürfnisse eures Unternehmens angepasst wird.

Die technische Lösung pflegen

Auch eine Software braucht Betreuung. So ist es auch deine Aufgabe Programme und Betriebssysteme auf Computern zu installieren und entstehende Fehler zu beheben. Außerdem testest du Programme oder wertest die entsprechenden Testprotokolle am PC aus. Für deine Kollegen bist du ein wichtiger Ansprechpartner, wenn sie Probleme mit ihrem Computer haben. Du kannst sowohl Softwareprobleme identifizieren und alleine oder gemeinsam mit einem Informatiker lösen, aber auch Fehler an der Hardware beheben, indem du zum Beispiel die defekte Grafikkarte eines Computers austauschst.

Kaufmännische Aufgaben

Neben dem technischen Bereich gehst du auch den typischen Aufgaben eines kaufmännischen Assistenten nach. Du kannst den Jahresabschluss erstellen und kennst dich im Bereich der kalkulatorischen Buchführung aus, was zum Beispiel auch bedeutet, dass du nicht nur den technischen Nutzen einer Software beurteilen kannst, sondern auch, ob sich die Investition in ein neues Programm für eure Firma rechnet.

Inhalte der Ausbildung

Schulische Ausbildungsinhalte

Dein Schulunterricht umfasst zum einen allgemeine wirtschaftliche Fächer, die jeder kaufmännische Assistent unabhängig von seinem Fachbereich in der Schule hat. Dazu zählt zum Beispiel das interne und externe Rechnungswesen oder auch der Englischunterricht. In deinen fachbereichsbezogenen Fächern lernst du speziell, wie du Hardware konfigurieren musst oder wie Datenbanken aufgebaut sind. Deine Lehrer bringen dir die Programmierung bei und du erhältst einen Überblick darüber, wie du am Markt bereits existierende Software nach ihrer Qualität für das jeweilige Unternehmen beurteilst und an die Anforderungen der Firma anpasst.


Praktische Ausbildungsinhalte

Einblicke in die Praxis bekommst du in deiner schulischen Ausbildung während Betriebspraktika im Büro eines Unternehmens. Hier kannst du die Kenntnisse, die du in der Schule erworben hast, direkt am PC anwenden. Du schaust zum Beispiel Kollegen über die Schulter, wenn sie ein neues Programm für das Unternehmen auswählen oder probierst selber ein Problem mit dem Computer eines Mitarbeiters zu lösen, indem du den PC auseinander baust und zum Beispiel einen Wackelkontakt zielsicher erkennst und löst. Auch bei betriebswirtschaftlichen Themen bist du voll dabei: Während der Jahresabschluss in deinem Praktikumsunternehmen erstellt wird, suchst du zum Beispiel mit den anderen Mitarbeitern alle wichtigen Informationen im System zusammen oder führst einige Kundengespräche am Telefon.


Kaufmännische Assistenten im Fachbereich Betriebswirtschaft planen und organisieren für das Unternehmen, agieren als Ansprechpartner für Kunden und sind für den reibungslosen Ablauf von Aufgaben im kaufmännischen Bereich verantwortlich.

Was macht ein Kaufmännischer Assistent Betriebswirtschaft?

Organisationsperfektion? – das Fragezeichen kannst du durchaus streichen, denn als kaufmännischer Assistent im Fachbereich Betriebswirtschaft trägst du einen großen Anteil zu einen reibungslosen Ablauf im Büro bei. Dabei variieren deine Aufgaben immer ein wenig, abhängig davon, in welcher Abteilung du arbeitest. Arbeitest du zum Beispiel in der Personalabteilung, machst du die Gehaltsabrechnungen, organisierst die Arbeitszeiten der Mitarbeiter oder hast den Überblick über die Personalakten.

Mitten im Geschehen

Du sitzt gerade im Sekretariat und organisierst die Dienstreise für mehrere Mitarbeiter nach München. Währenddessen klingelt das Telefon – ein Kunde. Er hat ein paar Rückfragen, wollte eigentlich deinen Kollegen aus der Logistik erreichen und freut sich gerade sehr, dass du ihm auch weiterhelfen kannst. Kurz nach deinem Telefonat betritt schließlich ein Geschäftspartner aus England euer Gebäude. Für dich selbstverständlich keine Überraschung, denn den Termin mit ihm hattest du bereits vor einigen Wochen abgesprochen. Nachdem du euren Besucher freundlich begrüßt und ihm etwas zu trinken angeboten hast, greifst du schließlich erneut zum Telefonhörer und gibst der Chefetage über die Ankunft des Besuchers Bescheid. Nachdem dein Chef euren Geschäftspartner abgeholt hat, begibst du dich wieder daran, für die Geschäftsreise zu telefonieren. Eine Stunde später kannst du schließlich alle Mitarbeiter über die Buchung des Fluges, des Hotels, sowie Abfahrtszeiten per Mail informieren.  

Perfekte Planung

Die Fäden der Organisation laufen häufig bei dir zusammen und du bist ganz schön fit darin, alle Zeiten zu koordinieren, dich mit deinen Führungskräften abzusprechen und Termine frühzeitig zu kommunizieren. Außerdem hast du den Überblick über die Ablage oder befasst dich – je nachdem für welches Unternehmen du arbeitest, mit dem Import- und Exportgeschäft, prüfst Verträge, erstellst Rechnungen und verschickst E-Mails und Briefe. Auch weitere typisch kaufmännische Aufgaben finden sich auf deinem Schreibtisch wieder: Neben der Buchung von Geschäftsvorgängen und der Erstellung des Jahresabschlusses bist du auch an den kalkulatorischen Entscheidungen beteiligt: du sammelst zum Beispiel notwendige Daten, mit deren Hilfe die Geschäftsführung entscheidet, ob sich ein Investment lohnt, oder nicht.

Inhalte der Ausbildung

Schulische Ausbildungsinhalte

Neben den bereichsübergreifenden Fächern des kaufmännischen Assistenten, hast du in der Berufsschule auch ganz spezielle Fächer, die perfekt auf deinen Fachbereich zugeschnitten sind. Dazu zählen zum Beispiel spezielle Fächer wie Rechnungswesen, allgemeine Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Informationswirtschaft und Wirtschaftsinformatik. Aber was bedeutet das genau? Du lernst zum Beispiel betriebliche Abläufe und volkswirtschaftliche Zusammenhänge im Unterricht kennen und bekommst bereits in der Berufsschule erklärt, wie du Informationen zielgerichtet beschaffst, aufbereitest und präsentierst. Deine Lehrer bringen dir auch bei, aus vorhandenen Informationen Kalkulationen zu erstellen, die später für die Entscheidung im Unternehmen wichtig sind. Und die richtige Buchhaltung und der Umgang mit Zahlen sind für dich nach der Berufsschule genauso wenig ein Problem, wie die Nutzung von wichtigen Organisationssystemen.

Praktische Ausbildungsinhalte

Während deiner schulischen Ausbildung, hast du ebenfalls in einem mehrwöchigen Berufspraktikum die Möglichkeit Praxisluft zu schnuppern. Dabei hast du die Auswahl zwischen zahlreichen Unternehmen und Abteilungen. Unabhängig davon, sammelst du aber auch bereichsübergreifende Erfahrungen. Du schaust deinen Kollegen bei der Buchhaltung über die Schulter, versuchst dich selber an der Ablage oder darfst vielleicht auch schon Gespräche mit Kunden am Telefon führen oder ein eigenes Projekt organisieren.

Wie gut passt der Beruf Kaufmännischer Assistent zu dir?

Wenn du dich in deinem Beruf gerne schick anziehen möchtest, ist der Beruf Kaufmännischer Assistent genau der richtige für dich.
Wenn du nicht überwiegend im Büro sitzen möchtest, könnten andere Berufe besser zu dir passen.

Hilfreiche Fähigkeiten

  • Kommunikationsfähigkeit
  • Analytisches Denken

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